Opgaver i forbindelse med udbud i kommuner og regioner

Udgivet: 08-05-2012 | Redigeret: 24-01-2017
LinkedIn
A A A

Indhold

OAO og FTF har her en oversigt over opgaver om udbud for kommunen/regionen, for MED og for de forhandlingsberettigede organisationer.  Vi ønsker på den at sætte fokus på opgaverne i de enkelte trin i et udbudsforløb.

Fase 1: ”Fredstid”

Fase 2: Politisk afklaring – udbudsstrategi

Fase 3: Igangsætning

Fase 4: Planlægning

Fase 5: Udbudsmaterialet

Fase 6: Udbudsrunden

Fase 7: Valg af leverandør

Fase 8: Overdragelse

Fase 9: Drift

Fase 10: Genudbud/hjemtagning?

 

Fase 1: ”Fredstid”

Der er behov for at tage emnet op før en politisk afklaring om udbud.

Opgaver for kommunenOpgaver for MEDOpgaver for organisationerne
Generelle strategier og politikker, herunder beskæftigelsespolitik og intern personalepolitik. HovedMED aftaler retningslinjer for proceduren for drøftelse af større omstillingsprojekter, derunder udbud og udlicitering, jf. MED-rammeaftalens §8, stk 3. HovedMED drøfter kommunens personalepolitik i forbindelse med udbud, herunder generelt for overdragelse af medarbejdere henholdsvis fastholdelse af medarbejdere i forbindelse med et udbud. Aftaler spilleregler og kontakt mellem de faglige organisationerne og MED.

 

Fase 2: Politisk afklaring – udbudsstrategi

Her overvejer politikerne hvilke områder, de vil udbyde.

Opgaver for kommunenOpgaver for MEDOpgaver for organisationerne
Kommunen skal udarbejde en udbudsstrategi. I en udbudsstrategi skal kommunen beskrive en strategi (handlingsplan) for anvendelsen af udbud/konkurrenceudsætning. Kommunen kan udarbejde en egentlig udbudspolitik. I en udbudspolitik kan kommunen fastsætte rammer og retningslinjer for, hvordan man vil anvende udbud. Her kan kommunen beskrive vilkår for medarbejderne, sociale klausuler m.v. HovedMED skal drøfte udkast til udbudsstrategi. Resultatet skal indgå i beslutningsgrundlaget.

HovedMED kan inddrage alle niveauer i MED-organisationen i en drøftelse af, hvilke opgaver, der er udpeget som ”udbudsegnede” på deres område, og hvilke alternativer, der kan være til udbud netop på deres område. HovedMED kan desuden drøfte generelle mål og rammer for kommunens udbud, herunder anvendelsen af sociale klausuler (beskæftigelses- eller uddannelsesmæssige forpligtelser m.v.). HovedMED kan aftale retningslinjer i henhold til §8, som dækker de emner, der alternativt indgår i kommunens udbudspolitik.
Alle organisationer har en forhandlingsret i henhold til deres hovedaftale. Den kan de anvende, når de ønsker at drøfte kommunens generelle politik på området, herunder eksempelvis anvendelsen af sociale klausuler.

Udbudsstrategien vil også nogle gange blive sendt i ekstern høring, hvor de faglige organisationer kan afgive høringssvar.

 

Fase 3: Igangsætning

Her træffer kommunen beslutning om at igangsætte en omstilling, der kan ende med en udlicitering.

Opgaver for kommunenOpgaver for MEDOpgaver for organisationerne
Hvis der er tale om en flerårlig aftale om udlicitering skal kommunalbestyrelsen træffe den endelige beslutning.

Kommunalbestyrelsen kan uddelegere kompetencen til at igangsætte en udbudsproces til det administrative niveau. Men typisk vil der være en politisk behandling forud for et konkrete udbud.
Forud for en konkret udbudsproces skal der være en drøftelse på rette niveau i MED-organisationen. Hvis beslutningen bliver taget af kommunalbestyrelsen skal det være i HovedMED-udvalget.

Hvis beslutningen bliver taget på lavere niveau, skal det være det udvalg, hvor den ansvarlige ledelse sidder.

Hvis drøftelsen sker på HovedMED-niveau skal Hovedudvalget forud for drøftelsen sikre, at de direkte berørte medarbejdere har haft mulighed for at drøfte og komme med bemærkninger til deres repræsentanter i MED.
Enkelte overenskomster har krav om inddragelse inden en endelig beslutning om udbud.

Alle organisationer har en forhandlingsret i henhold til deres hovedaftale, de kan anvende, når de får kendskab til planer om udlicitering.

 

Fase 4: Planlægning

Her er truffet beslutning om at se nærmere på mulighederne for et udbud på et bestemt område.

Opgaver for kommunenOpgaver for MEDOpgaver for organisationerne
Projekt- og tidsplan for det videre arbejde, herunder: Opgaveafgrænsning og målformulering – eksempelvis ”udbud af én af kommunens plejecentre”. Udbudsform, og herunder om det skal være et EU-udbud. Tildelingskriterier og mål, herunder sociale klausuler. Organisering af det videre arbejde - eksempelvis styregruppe, udbudsgruppe og kontrolbudsgruppe?

Oplæg til politisk beslutning.
HovedMED skal nu sikre, at kommunens procedureretningslinje bliver fulgt. Det videre arbejde i MED vil afhænge meget af det konkrete indhold i retningslinjen.

MED-organisationen skal ud fra retningslinjen drøfte medarbejderdeltagelsen i projektorganisationen og hvordan MED i øvrigt bliver involveret undervejs.

Herunder hvordan medarbejderne får mulighed for både at drøfte udbudsmaterialet og et eventuelt kontrolbud.

SektorMED og/eller lokalMED drøfter konsekvenserne for det videre arbejde, herunder opgaveafgrænsning.

SektorMED og/eller LokalMED bør også drøfte alternativer i forhold til de konkrete mål og opgaveafgrænsningen, herunder udfordringer, problemer eller muligheder ved de forskellige alternativer. MED-organisationen kan bede ledelsen belyse konsekvenserne af de valg, der undervejs bliver truffet.
Organisationerne kan eventuelt være behjælpelige i det videre arbejde, gerne via en samarbejdsaftale med kommunen. Organisationerne kan eksempelvis hjælpe med udarbejdelsen af udbudsmaterialet og/eller et kontrolbud. Ofte har de faglige organisationer erfaringer fra området i andre kommuner. Det kan være en stor fordel for kommunen på den måde at få ”gratis” konsulentbistand.

De faglige organisationer må modsat afgøre, hvordan og hvor meget de ønsker og har mulighed for at blive involveret. Det kan både være et strategisk-politisk valg og et ressourcemæssigt valg. Det er under alle omstændigheder kommunens ansvar at afgive kontrolbud.

 

Fase 5: Udbudsmaterialet

I denne fase skal udbudsmaterialet udarbejdes.

Opgaver for kommunenOpgaver for MEDOpgaver for organisationerne
Udbudsmaterialet skal indeholde en kravspecifikation om både rammer og indhold for den ydelse, der er i udbud, herunder håndtering af medarbejderne samt sociale klausuler.

Kommunen bør også se på krav til opfølgning og kontrol m.v. Dette for senere at kunne beregne følgeomkostningerne ved udbuddet.
Medarbejderrepræsentanter bør så vidt muligt deltage direkte i arbejdet med udbudsmaterialet.

Alternativt skal relevante MED (typisk et lokalMED) drøfte rammer og indhold undervejs, og som minimum forud for, at materialet går videre til endelig godkendelse.

Det er vigtigt, at MED sikre, at alle personalegrupper, der bliver berørt af resultatet, bliver inddraget i uudarbejdelsen af udbudsmaterialet, så kravene til leverandøren kan blive så præcise som muligt.
Jf. punkt 4 om eventuel samarbejdsaftale med kommunen.

 

Fase 6: Udbudsrunden

Udbudsrunden omfatter offentliggørelse af udbudsmaterialet og kommunens udarbejdelse af et kontrolbud.

Opgaver for kommunenOpgaver for MEDOpgaver for organisationerne
Kommunen sørger for offentliggørelse og annoncering.

Kommunen skal i sit kontrolbud indregne de totale omkostninger ved selv at udføre opgaven. Det er der ret præcise regler for, men alligevel er der mange konkrete spørgsmål at afklare.
Det er vigtigt at medarbejderne deltager i afklaringen af de spørgsmål, der opstår om kontrolbuddet. Nogle af spørgsmålene kan dog være meget tekniske og vil kræve en inddragelse af de faglige organisationer eller af anden ekstern bistand. Kommunen kan evt. stille ekstern bistand til rådighed for MED-repræsentanterne.

Bemærk at reglerne bliver fortolket sådan, at de personer, som har deltaget i arbejdet med udbudsmateriale og kravspecifikation ikke kan deltage i arbejdet med kontrolbuddet. Der er dog ikke noget til hindre for, at de direkte berørte medarbejdere er repræsenteret i begge de grupper, der står for opgaverne.
I nogle tilfælde deltager organisationerne i udarbejdelsen af kontrolbuddet, jf. punkt 4, eller de har måske ligefrem hovedansvaret. Hvis der er tilfældet, sker det på vegne af kommunen svarende til kommunens muligheder for at anvende eksterne konsulenter.

 

Fase 7: Valg af leverandør

Her indstiller forvaltningen typisk til beslutning i kommunalbestyrelsen på et lukket møde.

Opgaver for kommunenOpgaver for MEDOpgaver for organisationerne
Når kommunen vælger leverandør, skal det ske på en fair og gennemsigtig måde, men der er krav om at behandle de indkomne tilbud fortroligt. Grundlag og præmisser er fastlagt i udbudsmaterialet.

Hvis en ekstern leverandør vinder udbuddet, skal kommunen indgå en udbudskontrakt med leverandøren. Udbudskontrakten skal drøftes i relevante MED-udvalg som en del af udbudsmaterialet allerede i den fase.
Relevante MED-udvalg skal informeres umiddelbart efter valg af leverandøren.

En drøftelse forud for valget kan blandt andet omfatte en drøftelse af de kriterier og den vægtning, der bliver brugt til at pege på en leverandør.

Drøftelsen kan også bruges til at behandle, hvilke konsekvenser de forskellige tilbud vil have for de berørte medarbejdere, herunder i forhold til fysisk placering, teknologi og opgaveløsning i øvrigt samt tilbudsgivernes tilbagemeldinger på eventuelle personalepolitiske spørgsmål. Her kan drøftelsen ske på baggrund af en delvis fremlæggelse af tilbudsmaterialet.

MED-udvalget har også mulighed for at drøfte de enkelte tilbud i fortrolighed, men kan så ikke i den situation konsultere baglandet – de øvrige kollegaer og organisationerne. (NB: kan vi blive skarpere på dette punkt).
Vilkår i forbindelse med udliciteringen, som fremgår af tilbudsmaterialet, kan drøftes med tillidsrepræsentanter forud for beslutningen. Det skal ske i fortrolighed.

De faglige organisationer har ikke krav på at få udleveret materialet, udover hvad der er mulighed for at få via aktindsigt.

 

Fase 8: Overdragelse

Efter valg af leverandør skal de nærmere rammer for overdragelsen af opgaverne på plads.

Opgaver for kommunenOpgaver for MEDOpgaver for organisationerne
Varsel og forhandling af eventuelle vilkårsændringer for alle berørte medarbejdere, så længe kommunen fortsat har arbejdsgiveransvaret.

Information i henhold til både MED-aftale og Lov om virksomhedsoverdragelse.

Praktiske spørgsmål skal formodentlig også afklares med leverandøren.

Kommunen er medansvarlig for, at de forhandlingsberettigede organisationer bliver inddraget i god tid inden en overdragelse. Det følger af både aftaler og lovgivning (VOL).
Relevante MED-udvalg skal informeres i henhold til både MED-aftale og Lov om virksomhedsoverdragelse.

Herunder skal relevante MED-udvalg holdes orienteret om afklaring af de praktiske spørgsmål, som kan opstå i denne fase mellem udbyder og leverandør. Ikke mindst for at sikre information af alle medarbejdergrupper på området og ikke kun de direkte berørte, som til gengæld skal orienteres og inddrages direkte.
Forhandlingspligt, når der er tale om virksomhedsoverdragelse og/eller ændringer af løn- og arbejdsforhold i øvrigt.

Typisk vil der ved virksomhedsoverdragelse blive tale om en tilpasningsforhandling med den nye arbejdsgiver om overgang til den nye overenskomst, sådan at man fra starten lever op til loven og alle kollektive eller individuelle aftaler.

 

Fase 9: Drift

Udbudsforløbet slutter ikke ved indgåelsen af en kontrakt. Kommunen har stadig ansvaret for ydelsen.

Opgaver for kommunenOpgaver for MEDOpgaver for organisationerne
Kontrollere kvaliteten af ydelsen efter nærmere aftale i kontrakten.

Behandle eventuelle klagesager fra brugere og borgere.

Overveje, hvad der skal ske, når kontrakten udløber.
Både status og evaluering er vigtige emner at drøfte i relevante MED-udvalg

Også selvom de direkte berørte medarbejdere forlader kommunen.
Opgaverne vil meget afhænge af resultatet og de rammer, der er aftalt for en eventuel ny arbejdsgiver, herunder overenskomstdækningen (offentlig eller privat overneskomst)

 

Fase 10: Genudbud/hjemtagning?

Opgaver for kommunenOpgaver for MEDOpgaver for organisationerne
Forud for udløb af kontrakten skal kommunen tage stilling til, om opgaven helt eller delvist skal udbydes igen, eller om kommunen skal hjemtage opgaven.

Hvis kommunen genudbyder starter hele processen forfra. Hvis kommunen vælger at hjemtage kan det godt ske uden genudbud.
Beslutning om genudbud eller hjemtagning skal forud for beslutningen drøftes i relevante MED-udvalg. Ved et genudbud skal der tages stilling til, om det nye udbud er omfattet af procedureretningslinjen for omstilling. Det vil afhænge af de mulige konsekvenser for de nuværende kommunalt ansatte og ikke af konsekvenserne for dem, der løser opgaven i dag hos en privat leverandør. Ved hjemtagning skal der tilsvarende tages stilling til konsekvenser for de nuværende ansatte. Også for de forhandlingsberettigede organisationer starter processen her forfra.
Islands Brygge 32D, 1.sal DK-2300 København S. / Tlf.: 33701300 / E-mail: oao@oao.dk / Sikker mail: e-boks.dk