Regnskabs afdeling i Region Nordjylland sætter strøm til de "ikke-tænkende opgaver" 

Udgivet: 14-01-2019 | Redigeret: 01-03-2019

Med robotteknologi er Region Nordjyllands regnskabsafdeling i gang med automatisere deres faktureringer. Hvor der før var en medarbejder, der skulle gennemgå og håndtere hver faktura, så håndteres det nu automatisk. Medarbejderne arbejder nu mere med at kontrollere og se sammenhænge i tallene. Den tid, de sparer på automatiseringen, har gjort arbejdet mere effektivt og samtidig skabt luft og energi til, at de i afdelingen kan tænke smartere og udvikle bedre måder at arbejde på.

Af Marie Aggerstrøm Hansen.

Robotic Process Automation og machinelearning er nye termer, de har skulle lære i regnskabsafdelingen i Region Nordjylland. Deres arbejdsopgaver er nemlig blevet meget mere digitale de seneste tre år. Det har været en rejse, hvor medarbejderne har været vigtige for at finde frem til de rigtige måder at digitalisere, og hvor de har fået mere luft til nye opgaver.

Da leder Susanne Nielsen hørte om robotteknologi, så hun muligheden for at hjælpe hendes medarbejdere, der ofte løb med tungen ud af munden af travlhed, og samtidig møde nogle af de mange krav om besparelser. I første omgang skulle de sætte strøm til de ”ikke-tænkende opgaver”.

Susanne Nielsen forklarer: ”Robotteknologi kan man typisk bruge, der hvor man kan lave en klar arbejdsbeskrivelse af handlingen, der skal udføres. Så altså en arbejdsopgave, der nem at beskrive. Vores robot, vi kalder Marc, konterer en del af vores fakturaer. Med en kontoplan på over 100.000 kontonumre er det en stor hjælp for medarbejderne”.

Ud over simpel robotteknologi har de nu bevæget sig over til maskinlæring, hvor maskinen automatisk lærer af historiske data. Den regner ud, hvad den skal gøre på baggrund af, hvordan man tidligere har håndteret sagerne. Hvis der kommer en faktura ind fra leverandør X, så kan den sende den derhen, hvor man tidligere har sendt den hen.

Mere roligt arbejde og tid til at udvikle sine opgaver

Hos medarbejderne kan det mærkes, at teknologien har gjort arbejdet nemmere. Medarbejder Dorthe Hougesen fortæller: ”Det er meget mere roligt arbejde, jeg laver nu. Jeg får et regneark med alle de fakturaer, jeg får for det privathospital, jeg er ansvarlig for. I regnearket har robotten tastet alt det ind, jeg har bedt om. Den har tjekket bilagene, som jeg før selv skulle tjekke, og hvad vi har betalt før. Hvor jeg før skulle slå op i mange forskellige systemer, så kan jeg hurtigt i arket få overblik over, om det er rigtigt, og så kan jeg bare trykke betal. Det er meget hurtigere”. 

Tiden for behandlingen af hver faktura er ifølge Dorthe Hougesen halveret. Det giver tid til andre og mere udviklende opgaver.

”Man får tid og overskud til at tænke over, om det, man laver, kan gøres smartere. Det har man ikke tid til, hvis det hele tiden bare er videre til næste opgave”, fortæller Dorthe Hougesen.

For leder Susanne Nielsen giver det bedre opgaveløsning, men det har også været et svar på de mange sparekrav, hun hele tiden står over for: ”Vi bliver hele tiden mødt med besparelser, samtidig kommer der f.eks. flere og flere aktindsigter, vi skal håndtere. Så vi skal hele tiden prøve at skabe luft til at lave vores opgaver på en god og kvalificeret måde. Teknologien gør, at vi kan komme helskindet ud på den anden side af besparelser”.

Leder: Jeg kender ikke opgaverne til bunds, det gør medarbejderne

For at den digitale rejse kunne lykkes var det essentielt, at medarbejderne kom på banen med deres viden og ideer. Det var leder Susanne Nielsen, der kom med ideen til at sætte strøm til arbejdet. Men efter ideen var formuleret, manglede hun at finde ud af, hvilke arbejdsgange der var oplagt at digitalisere.

”Man kan ikke gøre det alene som leder. Vi skal udvikle løsningerne efter virkelighedens opgaver. Jeg kender ikke opgaverne til bunds. Vælger vi de forkerte opgaver at digitalisere, er det som med dårligt håndværkerarbejde, så skal man bruge en masse ressourcer på at rydde op efter det. Så jeg har brug for, at medarbejderne siger, hvilke opgaver der lige er til højrebenet at sætte strøm til”.

Det kræver en vis viden om, hvad de nye digitale løsninger i praksis kan, før medarbejderne kan finde de arbejdsgange, som er oplagte at digitalisere. Det har krævet en formidlingsopgave fra lederen, og i regnskabsafdelingen i Region Nordjylland har de også brugt små oplæg, for at sætte medarbejderne ind i de nye muligheder. Det gav en ro for medarbejderne.

”Foredragene fra teknikfirmaet var rigtig gode, fordi man kunne se, at der kom nye opgaver med den teknologiske udvikling, og at opgaverne ikke bare forsvandt”, siger Dorthe Hougesen.

Det har også været meget vigtigt, at udviklerne fra leverandørfirmaet har siddet tæt på medarbejderen. Systemudviklerne har siddet ude i afdelingen en gang om ugen. På den måde har udviklerne hjulpet medarbejderne, hvis der var noget i systemet, de ikke forstod, og medarbejderne har kunne hjælpe udviklerne med at finde ud af regnskabsverdenen.

”Udviklerne kunne for eksempel ikke forstå, at der var et kontonummer, som blev ved med at blive sat forkert på en faktura. Det kunne vi hurtigt se, var fordi den var med moms. Vi tager, hvad der er med og uden moms, for givet, men det er absolut ikke selvindlysende for IT-leverandørerne”, fortæller medarbejder Dorthe Hougesen.

Hvad skal regnskabsmedarbejdere kunne i fremtiden?

Teknologien betyder, at opgaverne ændrer sig for regnskabsafdelingen. I dag skal regnskabsmedarbejderne kigge ”bag ved data”. Ting de før selv skulle slå op, har maskinerne nu slået op for dem. Det betyder, at de kan gå mere i dybden med, hvad tallene fortæller dem.

Man skal ifølge Susanne Nielsen også være god til at vurdere processer og hele tiden tænke over, om man kan gøre det på en smartere måde, også ved hjælp af teknologi. Hendes opgave som leder er at have antennerne ude og kende til de teknologiske muligheder. Medarbejdernes opgave er at have styr på økonomien med den faglighed, man har som regnskabsmedarbejder. Men også at være naturlig nysgerrig, IT-minded og have mod på at lære noget nyt.

”Vores opgaver bliver større og mere komplicerede. Man skal kunne omstille sig, for tingene ændrer sig hurtigt, og man kan ikke holde sig til det, man altid har gjort”, siger Susanne Nielsen. 

Når regnskabsafdelingen i Region Nordjylland i fremtiden skal søge nye medarbejdere, er Susanne Nielsen og Dorthe Hougesen enige om, at de vil lede efter medarbejdere, der gerne vil lære nye ting. 

”En jobansøgning bliver efterhånden mere og mere specifik, og så er der mange, der ikke søger, fordi de tænker, at lige ”det der”, kan de ikke. Men det vigtige er, om man hurtigt kan lære det”, siger Dorthe Hougesen.

Islands Brygge 32D, 1.sal DK-2300 København S. / Tlf.: 33701300 / E-mail: oao@oao.dk / Sikker mail: e-boks.dk