Få indflydelse på budgettet - kommuner 

Udgivet: 04-10-2011 | Redigeret: 02-01-2018
LinkedIn
A A A

Anbefalinger

  • Få aftalt de pligtige retningslinier for budgetbehandling (§ 8 stk. 3).
  • Brug retten til at mødes med den politiske ledelse om budgettet (§ 9 stk. 3).
  • Aftal også et årligt møde med den politiske ledelse om spørgsmål, som ikke er om økonomi.

MED-rammeaftalen om budgetbehandling

Budgetbehandlingen i MED-organisationen skal følge de generelle krav om information og drøftelse i henhold til MED-rammeaftalens §7. Budgetbehandlingen skal desuden leve op til nogle særlige krav:

  • Der er pligt til at fastlægge retningslinjer i kommunens MED-Hovedudvalg om procedurer for drøftelse af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold, herunder hvornår og på hvilket grundlag drøftelsen skal finde sted (§8).
  • Kommunens MED-Hovedudvalg skal mødes - normalt en gang om året - med den politiske ledelse for at drøfte budgetforslagets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Denne drøftelse skal ske på et så tidligt tidspunkt i bud-getbehandlingen, at medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for kommunalbestyrelsens beslutninger (§9).

Information og drøftelse

Når det drejer sig om behandlingen af budgettet er det særligt vigtigt, at det sker på et grundlag, som lever op til kravene til information.

Det betyder fx, at man ikke kan fremlægge et budgetmateriale til behandling på et møde, men må sørge for, at materialet er tilgængelig i god tid inden mødet.

Det betyder også, at der ofte vil være brug for materiale, der er målrettet behandlingen i MED-udvalgene. Ofte vil kommunens budgetmateriale, der er udarbejdet til brug i forvaltningerne, ikke være tilstrrækkeligt.

 

Hvorfor er det vigtigt at have fokus på budgetterne?

Kommunen vedtager hvert år i oktober måned næste års budget. Her beslutter man i realiteten, hvor mange penge, der skal bruges på ældrepleje, børnepasning, administration, teknik og service m.v. samt alle de andre kommunale opgaver.

Langt den største udgift i de kommunale budgetter er lønudgifter. Budgetterne er derfor helt afgørende for de vilkår, de ansatte arbejder under og i sidste ende for kvaliteten af opgaverne.

Budgetterne er omdrejningspunktet i den kommunale opgavevaretagelse - det er her, kommunalbestyrelsen beslutter, om opgaverne opprioriteres eller nedprioriteres, og om der skal oprettes nye stillinger eller skæres ned.

 

Hvordan får man indflydelse på budgetterne?

MED-hovedudvalget skal aftale retningslinjer for behandlingen af budgettet. Det kan være en god ide efter hvert års budgetarbejde at overveje, om der er behov for at ændre på procedureretningslinjen.

Budgetterne er lang tid undervejs. Normalt starter arbejdet med at forberede budgetterne allerede 9-10 måneder, inden de bliver besluttet i oktober.

Der er mange muligheder for at få indflydelse på budgetterne. Allerede i foråret vil der være igangsat et arbejde med input til budgettet på de enkelte sektor- og opgaveområder. Her kan man reagere og stille spørgsmål og komme med forslag.

Budgethjulet

Budgethjulet illustrerer budgetlægningen hen over året i et typisk forløb.

Download budgethjul som PPT-fil eller klik for at se større billede.

Spørgsmål og krav som bør rettes til ledelsen undervejs

1) Vedrørende de første drøftelser af budgettet

Tidsplan (budgetprocedure)(1) skal udleveres til MED-Hovedudvalget, når den behandles politisk, hvilket typisk sker i januar måned. I den forbindelse kan man overveje følgende:

  • Er der afsat tid i planen til reel medindflydelse?
  • Hvornår er Økonomiudvalgets første drøftelse af "balancen"(2) - dvs. spørgsmålet om, hvorvidt der er indtægter nok til at dække de forventede udgifter i næste års budget?
  • Er der udarbejdet relevante papirer i forbindelse med drøftelsen om balancen? Disse bedes udleveret.
  • Er der i den forbindelse udarbejdet notater, som handler om større problemer i kommunens overordnede økonomi, fx om forholdet mellem indtægter og udgifter?
  • Er der udarbejdet en budgetvejledning(3) fra økonomidirektøren til den øvrige ledelse i forbindelse med, at budgetbehandlingen i organisationen igangsættes?
  • Hvornår udmelder Økonomiudvalget de første udkast til rammer(4) for det kommende budgetår for de enkelte områder?
  • Er der udarbejdet relevante papirer i forbindelse med drøftelsen af de første udkast til rammer? Disse bedes udleveret.

2) Vedrørende effektiviseringer, besparelser og produktivitet i budgettet

  • Er der udarbejdet særlige "budgetanalyser"(5) på nogen områder og hvilke? Dvs. har administrationen udarbejdet analyser, som har til formål at undersøge mulighederne for besparelser på særlige områder. Disse bedes udleveret og/eller kommenteret i forbindelse med et temamøde.
  • Er der foretaget produktivitetsanalyser/benchmarkanalyser(6)? - hvis ja - hvad viser de i store træk? Vil de få nogle konsekvenser for antallet af institutioner/enheder og antallet af ansatte?
  • Er der indregnet nogen forudsætninger om produktivitet i budgetudkastet og hvor meget, eksempelvis antagelser om, at et område skal producere mere, uden at der gives ekstra bevillinger?
  • Hvad sker der, hvis denne produktivitet ikke opnås - kan det gå ud over normeringer?
  • Er der indregnet nogen effektiviseringer i budgetudkastet - altså konkrete reduktioner af budgettet og hvor og hvor meget? Hvad er begrundelsen? Hvad skal disse effektiviseringer finansiere?
  • Er der brugt den officielle pris- og lønfremskrivning(7) til beregning af rammerne for de enkelte områder, eller er den lavere (dvs. en slags skjult besparelse)?
  • Er der taget højde for forskelle i personalesammensætningen ved beregningen af rammerne?
  • Er der oprettet puljer til brug for nye tiltag - hvilke tiltag?
  • Hvornår inddrages stående udvalg eller nedsatte arbejdsgrupper?

3) Vedrørende MED-udvalg og høring

Drøftelserne af det konkrete budget i MED-systemet bør begynde i område-MED-udvalgene.

  • Hvornår drøfter Økonomiudvalget det budgetforslag, som skal fremlægges for kommunalbestyrelsen?
  • Det materiale, som fremlægges for politikerne i kommunalbestyrelsen, bør også gå MED-Hovedudvalget og med noter rettet specielt til MED-Hovedudvalget, som beskriver budgetforslagets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold!
  • Hovedudvalget bør på den baggrund fremsende sine bemærkninger skriftligt til kommunalbestyrelsen.
  • Som minimum bør MED-Hovedudvalget udtale sig til 1. behandlingen af budgetforslaget.
  • Hvornår afholdes der budgetseminar i det politiske system?(8)
  • MED-Hovedudvalgets møde med repræsentanterne fra det politiske system bør ske på budgetseminaret eller umiddelbart forinden således, at materialet til budgetseminariet er kendt for såvel MED-Hovedudvalget som for politikerne.
  • Til mødet bør udarbejdes noter til budgetmaterialet, som beskriver budgetforslagets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold.
  • Disse noter bør indeholde et skøn for, hvor meget udgifterne stiger/falder på de store områder i forhold til året før og et skøn for, hvad det svarer til i stillinger.

Man kan i den forbindelse udpege særlige områder, som man ønsker beskrevet. (Hvis der kun angives millionbeløb på driftsbudgettet, kan man som tommelfingerre-gel regne med, at 1 mio. kr. svarer til 3 stillinger.)

4) Vedrørende økonomiforhandlingerne mellem regeringen og KL

  • Regeringens økonomiforhandlinger(9) med KL afsluttes i midten af juni. Man kan spørge ind til, hvor meget (eller hvor lidt) disse forhandlinger har forbedret kommunens økonomi?
  • Regner kommunen med, at budgettet er realistisk set i lyset af økonomiforhandlingernes resultat - eller forventes det, at det overskrides med fare for, at regeringen trækker overskridelsen hjem til staten?
  • Hvad vil kommunen gøre, hvis budgettet overskrides?

Fodnoter

  1. Kommunerne skal tidligt på året udarbejde en tidsplan for budgetarbejdet.
  2. Forholdet mellem udgifter og indtægter i kommunen.
  3. Kommunerne udarbejder typisk tidligt på foråret en vejledning til, hvordan budgettet skal opstilles. Den indeholder oftest ikke konkrete tal, men principper og budgetregler.
  4. Rammer er det overordnede beløb, som de enkelte sektorområder skal holde sig inden for.
  5. Kommunernes administrationer udarbejder ofte i løbet af året forskellige notater, som handler om, hvordan økonomien på specifikke områder kan effektiviseres,  især på områder hvor økonomien stiger kraftigt.
  6. Benchmarkanalyser/produktivitetsanalyser: Kommunernes administrationer udarbejder nogle gange undersøgelser, som sammenligner udgiftsforskellen mellem forskellige institutioner for at se, om nogle af de dyrere institutioner kan gøres billigere, hvis de tager ved lære af de billige.
  7. Pris- og lønfremskrivning: KL udmelder hvert forår en officiel procentsats for pris- og lønfremskrivning. Hvis denne ikke bruges lokalt, kan det være udtryk for en "skjult" besparelse.
  8. Budgetseminar: Kommunalbestyrelsen afholder typisk to budgetseminarer, hvor de diskuterer arbejdet med budgetterne. Administrationen forklarer her politikerne baggrunden for budgetarbejdet og forudsæt-ningerne.
  9. Økonomiforhandlinger: Regeringen forhandler hvert år med KL om det næste års budget. Her lægges de overordnede rammer for det kommende års økonomi i kommunerne.
Islands Brygge 32D, 1.sal DK-2300 København S. / Tlf.: 33701300 / E-mail: oao@oao.dk / Sikker mail: e-boks.dk