Procedureretningslinje for budgettet 

Udgivet: 18-06-2013 | Redigeret: 02-01-2018
LinkedIn
A A A

Indledning

Formålet med dette notat er, at give inspiration til hvordan en procedureretningslinje for budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold kan se ud. Det er en god idé at tilpasse procedurerne til kommunens/regionens MED-arbejde generelt, så det giver mest mening i forhold til andre opgaver i MED-systemet. Brug eventuelt årshjulet når der skal fastlægges en tidsplan for drøftelser i MED-systemet. 

Det er Hovedudvalgets opgave at aftale procedureretningslinjerne.  De skal være skriftligt udformet, så det er klart for kommunens/regionens medarbejdere, hvad der er aftalt. 

Anbefalinger 

  • Procedureretningslinjen kan bygges op omkring forløbet i den kommunale budgetbehandling (budgetårshjulet), så tidsplanen bliver kendt.
  • Retningslinjerne kan fastlægge budgetbehandlingen i de forskellige sektorer og niveauer. 
  • Indgå eventuelt retningslinjer på sektorniveau
  • Hovedudvalget skal kunne fremsætte forslag til budget for MED-området. 
  • Brug retten til at mødes med den politiske ledelse om budgettet. 
  • Brug retten til at få beskrevet konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i henhold til Aftalen om trivsel og sundhed på arbejdspladserne (§5)

Eksempel

1. Formål

Formålet med procedureretningslinjen er, at fastlægge hvordan og hvornår MED-systemet drøfter budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold.

Medinddragelsen skal give medarbejderne mulighed for at påvirke de dele af budgettet, der har konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Det sker blandt andet ved at sikre, at medarbejdernes synspunkter og erfaringer fremgår af beslutningsgrundlaget på det politiske niveau. 

2. Procedure

Generelt

Budgetlægning og budgetændringer i løbet af året, som har betydning for arbejds- og personaleforhold, skal drøftes i MED-systemet på alle relevante niveauer, så medarbejdernes synspunkter kan indgå i beslutningsgrundlaget.

Hvert år skal der fastlægges en tids- og aktivitetsplan for budgetproceduren på alle niveauer i MED-systemet. Det sikrer at alle niveauer bliver inddraget. Den skal være færdiggjort inden februar, og den kan med fordel følge den kommunale budgetbehandling (budgetårshjulet). 

Ledelsessiden skal udarbejde noter til alle budgetforslag, der har arbejds- og personalemæssige konsekvenser. Disse skal klarlægge hvilke følger forslaget har på arbejds- og personaleforhold, herunder hvilke personalegrupper, der bliver berørt. 

Oplæg, forslag og andet materiale skal fremlægges senest 14 dage inden et møde, så medarbejderrepræsentanterne har mulighed for at konsultere deres bagland. Kun i helt særlige tilfælde kan tidsfristen afviges.

Når budgettet er vedtaget skal alle MED-udvalg orienteres og præsenteres for hovedtallene.

HovedMED

Hovedudvalget beslutter i januar hvor mange møder, udvalget skal holde med økonomi- og planudvalget, samt hvad der skal drøftes på møderne. 

Hovedudvalget drøfter økonomiudvalgets samlede budgetforslag inden byrådets 1. behandling. Hvis der forventes væsentlige ændringer mellem 1. og 2. behandling af budgettet, skal disse også drøftes i HovedMED.     

Hovedudvalget deltager derudover i byrådets budgetseminarer, hvor de bringer eventuelle forslag og bemærkninger fra Område- og LokalMED samt fra institutionsniveauet til drøftelse. 

Område- og Lokaludvalg

Område- og Lokaludvalg i MED-systemet drøfter budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold, når ledelsen på det pågældende niveau behandler budgettet. Drøftelsen skal foregå inden budgettet præsenteres for fagudvalgene. 

Der skal også ske inddragelse på institutionsniveau, så medarbejdernes bemærkninger og forslag bliver viderebragt til videre behandling af budgettet. Resultatet af drøftelserne skal indsendes skriftligt til Hovedudvalget. 

3. Evaluering

Retningslinjerne evalueres hvert andet år

4. Ændringer

Ændringer af procedureretningslinjen skal drøftes I Hovedudvalget og på de øvrige niveauer i MED-systemet med henblik på at aftale en ny retningslinje.

Retningslinjerne er gældende indtil parterne er enige om, at de skal ændres. Hvis den ene part anmoder om ændringer, skal der indenfor en 3måneders periode forhandles om ændringer i procedureretningslinjerne. 

Eksempel på tidsplan

IDÉ- OG AFKLARINGSFASEN  

Primo januar

Udsendelse af budgetvejledning og øvrige retningslinjer til OmrådeMED m.fl.

4. februar
Afdelingerne afleverer forslag til investeringsoversigt, mængdeændringer og andre særlige driftsmæssige forhold.

23. februar
Udvalgets drøftelse af fokusområder.

1. marts
Udsendelse af materiale til OmrådeMEDs 1. budgetmøde, herunder HovedMEDs foreløbige kommentarer.

14. marts
Institutionerne afleverer budgetmateriale til økonomikontoret

15. marts
OmrådeMEDs 1. budgetmøde skal drøfte:

  • Direktørens notat til "foreløbigt budgetoplæg" og evt. større problematikker på området. 
  • Udvalgets foreløbige drøftelser af politikområderne
  • HovedMEDs foreløbige kommentarer til budgetoplæg 
  • Foreløbig status for institutionernes behandling af budgetmateriale, herunder bemærkninger fra Lokale MED/P-møder

30. marts
Udvalgets drøftelse af foreløbig økonomioversigt og eventuelle problemfelter. Orientering om direktørens udkast "foreløbigt budgetoplæg" og notat omkring eventuelle større problematikker på området. 

31. marts
Direktøren afleverer "foreløbigt budgetoplæg" på rammerne samt notat om evt. større problematikker indenfor områderne. Kopi til OmrådeMED med  mulighed for skriftlige bemærkninger senest den 10 april. 

12. april
Direktionens indledende drøftelser med institutionerne.

27. april
Udvalgets drøftelse af fokusområder. Kopi af oplæg til OmrådeMED inden mødet og senest den 20. april.

Økonomiudvalget udmelder budgetrammer for 2012 i 2012-prisniveau. Kopi til OmrådeMED sammen med oplæg til 2. budgetmøde.

OmrådeMEDs 2. budgetmøde med drøftelse af de generelle budgetrammer med fokus på ændringer i forhold til aktuelle budget.

10. maj
Noter og oplæg om eventuelle konsekvenser for medarbejdergrupperne, herunder oversigt over, hvilke personalegrupper, der vil kunne blive berørt (afhængigt af udmøntningen på institutionsniveau). 

Ledelsen informerer endvidere om forventningerne til det videre forløb og herunder om eventuelle udestående/uafklarede spørgsmål.

25. maj

Udvalgets indledende drøftelser/behandling på baggrund af rammeudmeldingen. Opfølgnings-materiale fra 2. budgetmøde i MED-områdeudvalget fremsendes til udvalget sammen med øvrige dagsordensmateriale med kopi til HovedMEDudvalget.

HØRINGSFASEN

22. juni
Økonomiudvalget vurderer eventuel ændring i finansieringsgrundlaget (regeringsaftalen) og herunder behov for rammeregulering (lov og cirkulæreprogrammet). 

Ledelsen fremsender umiddelbart efter mødet en redegørelse til MED-områdeudvalget via HovedMED-udvalget om eventuelle konsekvenser for medarbejderne. MED-områdeudvalget har mulighed for at bede om et ekstraordinært møde i henhold til forretningsordenen til drøftelse af denne redegørelse. 

10. august
Socialudvalget drøfter konsekvenserne af en eventuel ændret udmelding fra Økonomiudvalget og det foreløbige budgetoplæg, herunder eventuelle bemærkninger fra OmrådeMED (eller øvrige MED-udvalg).

15. august
OmrådeMEDs 3. budgetmøde med drøftelse af budgetoplægget inden udvalgets endelige behandling.

24. august
Udvalgets endelige behandling af budgetforslaget. Eventuelle bemærkninger fra MED-områdeudvalget fremsendes til udvalget inden mødet og senest 2 dage før.  

Der kan opstå behov for ekstraordinære udvalgsmøder, ligesom institutionsledere og MED-områdeudvalg kan blive inddraget på andre tidspunkter afhængigt af de økonomiske forudsætninger, herunder ved ekstra møder i OmrådeMED.

IMPLEMENTERINGSFASEN

15. november
OmrådeMED’s 4. budgetmøde med drøftelse af opfølgning på budgettet. 

Materiale med ledelsens redegørelse af konsekvenserne for medarbejderne af det vedtagne budget, herunder redegørelse for eventuelle spørgsmål, der efterfølgende skal afklares på områdeniveau, fremsendes til OmrådeMED senest den 1. november.

Islands Brygge 32D, 1.sal DK-2300 København S. / Tlf.: 33701300 / E-mail: oao@oao.dk / Sikker mail: e-boks.dk