Udbud trin for trin til MED-Hovedudvalgene

Udgivet: 09-05-2012 | Redigeret: 24-01-2017
LinkedIn
A A A

Udbud trin for trin til MED-Hovedudvalgene

Der er en række faser i et udbudsforløb, som det er godt at kende til.

Her gennemgår vi (OAO/FTF) kort de enkelte faser og kommer med nogle anbefalinger til opgaver for MED i den videre proces med udbud og udlicitering. 

Du kan læse mere om udbud og udlicitering i Kort om udbud og udlicitering og i Opgaver i forbindelse med udbud, der beskriver arbejdsdelingen mellem MED og de forhandlingsberettigede organisationer. Notaterne finder du i boksen til højre.

Faser og anbefalinger:  

  1. Politisk afklaring. I den første fase overvejer politikerne hvilke områder, de vil udbyde. Kommunen skal udarbejde en udbudsstrategi. Og kommunen kan vælge også at fastholde eller udbygge en egentlig udbudspolitik. Kommunen har pligt til at orientere og inddrage MED-organisationen allerede i denne fase i henhold til MED-aftalen og kommunens procedureretningslinje for omstilling. Enkelte overenskomster har også krav om inddragelse inden en endelig beslutning om udbud, ligesom alle organisationer har en forhandlingsret, de kan anvende, når de får kendskab til planer om udlicitering.

  2. Planlægning. Før kommunen kan gå i gang med at udarbejde udbudsmaterialet, skal der lægges en tidsplan. Der skal også tages stilling til udbudsform, og om det skal være et EU-udbud. Hvis der skal laves et kontrolbud, skal rammerne for det overvejes. Det er vigtigt, at inddragelsen af de berørte medarbejdere følger den retningslinje for omstilling, der er aftalt i henhold til §8 i MED-rammeaftalen (læs mere i inspirationsnotat 7a). 

  3. Udbudsmaterialet. I denne fase skal udbudsmaterialet udarbejdes. Udbudsmaterialet skal indeholde en såkaldt kravspecifikation og en afklaring af udbudsform og tildelingskriterier m.m.. I kravspecifikationen er der en grundig beskrivelse af den ydelse, som kommunen vil sende i udbud samt en beskrivelse af de vilkår, der skal overholdes (kontraktvilkår). Kommunen skal også beregne følgeomkostningerne ved udbuddet. Medarbejderrepræsentanter bør deltage i arbejdet med udbudsmaterialet. Så vidt muligt i selve arbejdet og alternativt ved at drøfte rammer og indhold i relevante MED-udvalg. Det er vigtigt, at alle personalegrupper bliver inddraget i udarbejdelsen af udbudsmaterialet, så kravene til leverandøren kan blive så præcise som muligt.

  4. Udbudsrunden. Udbudsrunden omfatter offentliggørelse af udbudsmaterialet og kommunens udarbejdelse af et kontrolbud. Kommunen skal i sit kontrolbud indregne de totale omkostninger ved selv at udføre opgaven. Der er ret præcise regler for beregning af kontrolbud, men alligevel er der mange konkrete spørgsmål at afklare. Medarbejderne bør deltage i denne afklaring.

  5. Valg af leverandør. Når kommunen vælger leverandør, skal det ske på en fair og gennemsigtig måde. Hvis en ekstern leverandør vinder udbuddet, skal kommunen beskrive forholdet mellem kommunen og leverandøren i en udbudskontrakt. Udbudskontrakten bør drøftes i relevante MED-udvalg som en del af udbudsmaterialet.

  6. Overdragelse. Efter valg af leverandør skal de nærmere rammer for overdragelsen af opgaverne på plads. Denne fase omfatter forhandling med de involverede organisationer, når der er tale om virksomhedsoverdragelse, varsel og forhandling af eventuelle vilkårsændringer for alle berørte medarbejdere, samt information i henhold til både MED-aftale og Lov om virksomhedsoverdragelse. Mange praktiske spørgsmål skal formodentlig også afklares i denne fase mellem udbyder og leverandør. Husk at inddrage de forhandlingsberettigede organisationer i god tid inden overdragelsen skal finde sted. 

  7. Drift og kvalitet. Udbudsforløbet slutter ikke ved indgåelsen af en kontrakt. Kommunen har stadig ansvaret for ydelsen og skal bl.a. kontrollere kvaliteten af ydelsen samt behandle eventuelle klagesager. Politikerne skal også overveje, hvad der skal ske, når kontrakten udløber. Både status og evaluering samt genudbud er vigtige emner at drøfte i relevante MED-udvalg, også selvom de direkte berørte medarbejdere forlader kommunen.  
Islands Brygge 32D, 1.sal DK-2300 København S. / Tlf.: 33701300 / E-mail: oao@oao.dk / Sikker mail: e-boks.dk