Trivselsaftalen og trivselsmålinger 

Udgivet: 05-10-2011 | Redigeret: 02-01-2018

Denne vejledning giver inspiration til arbejdet med trivsel, trivselsmålinger og arbejdespladsvurderinger (APV) i MED-systemet. Læs blandt andet hvordan man aktivt kan bruge trivselsmålingerne til at forbedre arbejdsmiljøet. Og læs hvilke positive og negative faktorer, der påvirker trivsel og arbejdsglæden på de offentlige arbejdspladser. Derudover giver notatet et bud på, hvordan man kan supplere trivselsmålingerne med APV'en.

Anbefalinger

Her sættes fokus på det, der fungerer, og det man gerne vil have mere af.
På denne måde kommer man til at beskæftige sig med forhold, som skaber arbejdsglæde og trivsel, og det giver ofte nogle meget energifyldte processer.

Ved overenskomstfornyelsen i 2008 blev trepartsaftalens indhold om trivsel implementeret i aftalerne på det kommunale og det regionale område.
Aftalerne har til formål, at:

Trivselsaftalen siger i § 3 om trivselsmålinger:

Stk. 1.:Kommunen er fra 2008 forpligtet til, mindst hvert tredje år, at foretage målinger af medarbejdernes tilfredshed og trivsel, herunder det psykiske arbejdsmiljø.
Målingerne kan ske i tilknytning til den lovpligtige arbejdspladsvurdering.
Første måling skal gennemføres snarest muligt, senest sammen med næste APV.

Stk. 2: Kommunens øverste medindflydelses- og medbestemmelsesudvalg aftaler retningslinjer for indhold og opfølgning på målingerne, jf. stk. 1. Såfremt sikkerhedsarbejdet ikke varetages i det øverste medindflydelses- og medbestemmelsesudvalg forudsættes det, at indsatsen koordineres med kommunens øverstesikkerhedsudvalg.
Se også MED-aftalens § 8 stk. 4.

Trivsel, arbejdsglæde og arbejdsmiljø

Der tales meget om trivsel. Trivsel og stress. Trivsel og arbejdsglæde. Trivsel og produktivitet. Der findes ikke en klar definition på trivsel, men begrebet har at gøre med både personlige og sociale, private og arbejdsmæssige forhold. Arbejdsmiljøet spiller en afgørende rolle for vores trivsel i arbejdslivet, og det er centralt, at både ledelse, tillidsrepræsentanter og sikkerhedsrepræsentanter arbejder for at begrænse belastningerne i arbejdet og fremme de positive faktorer.

Det er ifølge arbejdsmiljøloven arbejdsgiverens ansvar, at arbejdsmiljøet er sikkert og sundt, og at medarbejderne ikke slides ned eller bliver syge af at passe deres arbejde. Trivsel derimod er i højere grad et fælles ansvar.

Man må gå på to ben, når trivsel skal fremmes

I arbejdet med at fremme trivslen handler det om at gå på to ben:
Man skal begrænse belastningerne mest muligt, og man skal fremme de positive faktorer.

Det er vigtigt også at have fokus på de fysiske aspekter i arbejdsmiljø- og trivselsindsatsen, da vi påvirkes meget af de fysiske forhold og rammer på vores arbejdsplads.
Støj, indeklima, arbejdsstillinger, pladsforhold, inventar og æstetik mv. har stor betydning for vores trivsel og sundhed.


Det fysiske arbejdsmiljø er relativt enkelt at gå til i en arbejdsmiljøindsats, for det er i høj grad til at måle, prioritere og handle konkret i forhold til. Det psykiske arbejdsmiljø lader sig ikke på samme håndfaste måde måle og diskutere, og er derfor noget vanskeligere at arbejde med.

De negative belastninger og de positive faktorer som fører til trivsel

Krav og belastninger i arbejdsmiljøet handler i høj grad om den enkelte ansatte og om vedkommendes job. Som sygeplejerske har man en særlig række af belastende forhold. Som lærer, politiassistent eller bankrådgiver nogle andre. Her handler det om at fjerne, hvad fjernes kan, og så i øvrigt gøre sit bedste for at tage hånd om de krav og belastninger, som er en uundgåelig del af jobbet.

Negative belastninger i arbejdsmiljøet, som slider på FTF´erne

Frem for kun at fjerne de negative faktorer, kan man styrke arbejdet for mere trivsel ved at fremme de positive faktorer, som man ved er afgørende:

Positive faktorer i arbejdsmiljøet, som bidrager til FTF´ernes trivsel og arbejdsglæde

Virksomhedens sociale kapital

Ud over den individ- eller joborienterede forståelse af, hvad der påvirker det psykiske arbejdsmiljø, betyder det også meget, hvordan arbejdspladsen fungerer.
Forskere har beskrevet, hvordan virksomhedens sociale kapital har stor betydning for trivsel, produktivitet og kvalitet.

Virksomhedens sociale kapital defineres som den egenskab, der sætter virksomhedens ledere og medarbejdere i stand til i fællesskab at løse virksomhedens kerneopgaver.

At have social kapital forudsætter, at ledere og medarbejdere evner at samarbejde, og at samarbejdet er baseret på tillid og retfærdighed. Det betyder, at medarbejderne på en arbejdsplads med social kapital behandles med respekt; lederen lytter til deres problemer og tror på det, de siger. Man samarbejder seriøst om at løse problemer, og man gennemfører forandringsprocesser på en respektfuld og retfærdig måde.

Et godt og udviklende psykisk arbejdsmiljø handler om:

Trivselsmålinger

Trivselsmålinger er et nyttigt redskab i det strategiske arbejde med at udvikle en attraktiv arbejdsplads. FTF har gennem mange år været fortaler for, at trivselsmålinger skal gennemføres på samtlige danske arbejdspladser hvert tredje år, lige som det er tilfældet for de lovpligtige arbejdspladsvurderinger. Disse målinger skal sikre, at psykisk arbejdsmiljø og trivsel får en vigtig plads i det lokale arbejde med arbejdsmiljøet.

Trivselsmålinger kan gribes an på mange måder. Der kan måles på et væld af forskellige trivselsfaktorer, og der kan måles på mange forskellige måder. Spørgeskemaer er et almindeligt værktøj til at kortlægge forholdene på arbejdspladsen med, men man kan sagtens bruge andre metoder som fx trivselssamtaler eller trivselsuger. Det vigtige er ikke målingen i sig selv, men at få talt om udfordringer, problemer og ønsker - og få gjort noget ved det, som betyder noget i hverdagen.

Hvordan kan MED/SU arbejde med trivsel?

Det er oplagt at koble trivselsmålingen med den arbejdspladsvurdering (APV), som man alligevel skal udarbejde hvert tredje år. Trivselsmålingen kan bidrage til også at sætte fokus på det psykiske arbejdsmiljø - et område, som det kan være vanskeligt at få greb om i en almindelig APV. På den måde kan MED/SU forhåbentlig styrke sit arbejde med arbejdsmiljøet. APV´en er forankret i sikkerhedsorganisationen, mens en trivselsmåling kan være forankret i MED/SU. Så hvis ikke der allerede samarbejdes mellem de to systemer, så er her en god anledning til det.

APV bør ikke bare være en enkeltstående pligtopgave, men optakt til en værdifuld proces. Når FTF og OAO er tilhænger af APV´en, er det fordi, den er et redskab til en systematisk og kontinuerlig indsats for at forbedre arbejdsmiljøet på arbejdspladserne, og fordi den sikrer, at medarbejderne kan komme til orde og give deres mening om deres arbejdsmiljø til kende.

APV - et godt supplement til trivselsmåling

Ifølge "Bekendtgørelse om arbejdets udførelse" skal en APV rumme følgende elementer:

Handlingsplaner / opfølgning på APV og trivsel

Måling og kortlægning af arbejdsmiljøproblemer er den lille del af arbejdet! Det er helt afgørende, at der bliver fulgt op på de problemer, udfordringer eller ønsker, som konstateres i undersøgelsen. Det er meget frustrerende og demotiverende for medarbejderne, hvis de har en forventning om, at der bliver handlet, og der så ikke sker noget. Altså: Hvis man ikke er villige til at bruge energi og ressourcer på opfølgningen, er det tvivlsomt, hvilke arbejdsmiljø- eller trivselsforbedringer man får ud af målingerne.

Anerkendende APV

I en traditionel APV retter man blikket mod problemer og belastninger i arbejdsmiljøet og udarbejder en plan for at fjerne, rette op mv. Der er i de senere år udviklet metoder til at lave en APV efter værdsættende eller anerkendende principper. Her sættes fokus på det, der fungerer, og det, man gerne vil have mere af. På denne måde kommer man til at beskæftige sig med forhold, som skaber arbejdsglæde og trivsel, og det giver ofte nogle meget energifyldte processer. Der er intet til hinder for at lave en kombination af den traditionelle og den anerkendende APV. Man kan fx anvende den anerkendende metode på det psykiske arbejdsmiljø, som kan være vanskeligt at få hold på i den traditionelle kortlægningsmetode.

Trivsel er en opgave for MED/SU

Trivsel og et godt arbejdsmiljø næres af et konstruktivt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere, hvor begge parter tager ansvar. Og her kan MED/SU spille en vigtig rolle.

Der findes ingen opskrift på, hvordan man skaber en attraktiv arbejdsplads med arbejdsglæde og trivsel. Den enkelte arbejdsplads må være sin egen skrædder. MED/SU kan (i samarbejde med sikkerhedsorganisationen) aftale at gennemføre trivselsmålinger i forbindelse med APV, og MED/SU kan fastlægge retningslinier for undersøgelsens form, indhold og opfølgning. MED/SU kan også udarbejde politikker for bedre trivsel og et godt arbejdsmiljø og fastlægge retningslinier for trivselsindsatsen.

MED/SU kan skabe en attraktiv arbejdsplads med god trivsel ved bl.a. at drøfte

Arbejdsbetinget stress: Indgå en retningslinie

Udgivet: 17-10-2011 | Redigeret: 02-01-2018

Denne vejledning giver inspiration til, hvordan man indgår en retningslinje for arbejdsbetinget stress. Retningslinjen er en SKAL-retningslinje, hvilket vil sige at alle arbejdspladser skal aftale retningslinjer for identificering, forebyggelse og håndtering af stress.

Anbefalinger

Inspirationsnotat 4 er ikke en generel vejledning til viden om stress. Det er alene en introduktion til, at MED-udvalget skal indgå en retningslinie om arbejdsbetinget stress. Du kan hente mere viden om stress via linkene til højre hos FTF, Personaleweb (søg efter stressmagasin) samt værktøjer på etsundtarbejdsliv.dk. 

Vær opmærksom på, at mange af materialerne fejlagtigt ikke skelner mellem retningslinier om stress og stresspolitik.

Retningslinie og/eller stresspolitik?

En retningslinie er en aftale, som indgås i et MED/SU-udvalg. På området arbejdsbetinget stress skal der være en retningslinie, og denne kan ikke opsiges, men kun erstattes af en revideret på baggrund af en ny aftale.

En stresspolitik er ikke nødvendigvis aftalt i et MED/SU-udvalg, og den binder ikke parterne på samme måde som en retningslinie. En stresspolitik kan passende uddybe en retningslinie.

Aftaler om arbejdsbetinget stress

Parterne blev ved OK 05 enige om følgende tilføjelse til MED-rammeaftalens § 8 stk. 4:

"Der skal aftales retningslinier for arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress."

Der blev samtidig aftalt et protokollat nr. 9 om indsats mod arbejdsbetinget stress, og der blev igangsat et særligt projekt om den personalepolitiske indsats i forhold til arbejdsbetinget stress.

Formålet med indsatsen

Der er udarbejdet fem magasiner med fokus på hver sin målgruppe:

  1. MED-udvalg, SU og SIO - henholdsvis centraludvalg og lokaludvalg
  2. Direktionsniveauet og det politiske niveau og lederansvar
  3. Lederen i samspil med medarbejderne/tillidsvalgte på arbejdspladsniveau
  4. Den enkelte leder, medarbejder og kollegas egen indsats
  5. Håndbog - bred opsamling af værktøjer og metoder, form og indhold endnu ikke nærmere fastlagt

 Uddrag af protokollaet s. 83 i MED-håndbogen:

"Målsætningen med protokollatet om indsats mod arbejdsbetinget stress er, at:
Øge opmærksomheden og forståelsen hos arbejdsgivere, ansatte og deres repræsentanter om arbejdsbetinget stress
Øge deres opmærksomhed mht. signaler der indikerer arbejdsbetinget stress

Formålet er at give ledelse og ansatte en ramme til at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress. Formålet er ikke at lægge skylden for stressrelaterede problemer på den enkelte.
...
Ledelsens og medarbejdernes ansvar
Ledelsen har en retlig forpligtelse til at beskytte sikkerheden og sundheden for alle ansatte. Denne forpligtelse omfatter også problemer som følge af arbejdsbetinget stress i den udstrækning, dette medfører risiko for sikkerhed og sundhed. Alle ansatte har en generel forpligtelse til at anvende beskyttelsestiltag, der er fastsat af ledelsen.

Håndtering af problemer med arbejdsbetinget stress kan gennemføres inden-for arbejdspladsvurderingsprocessen, gennem separate stresspolitikker og/eller via særlige tiltag, der er målrettet identificerede stressfaktorer."

 

Definition af stress

Der er mange definitioner på stress. Den her anvendte definition er taget fra protokollatet. Det er en god definition, som tager udgangspunkt i, at stress er en følelse hos den enkelte, som giver sig udslag fysisk, psykisk og socialt.

"Stress er en tilstand som ledsages af fysiske, psykiske, eller sociale reaktioner eller funktionssvigt, som er resultatet af den enkeltes følelse af utilstrækkelighed i forhold til at kunne imødekomme de krav eller forventninger, der er stillet til ham/hende."

Retningslinie om stressindsatsen

Stressaftalen siger, at der skal aftales retningslinjer for arbejdspladsens samlede indsats i tilknytning til arbejdsbetinget stress.

SKAL-retningslinien i tilknytning til arbejdsbetinget stress er mere end en procedureretningslinie, da den skal beskrive den samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere stress.

Hovedudvalgets opgave

I Hovedudvalget aftales hvad man overordnet vil gøre for at nå målene og opgaverne i stressprotokollatet. Hovedudvalget sætter rammen for alle øvrige niveauer i regionen eller kommunen og melder sine forventninger ud til de øvrige MED-udvalg.

Det skal sikres, at der er budgetter til at gennemføre de aftalte indsatser, og det er vigtigt, at hovedudvalget evaluerer den lokale indsats for at sikre, at der bliver gjort noget på arbejdspladserne.

Indsatsen skal beskrives i forhold til at identificere, forebygge og håndtere stress:

Identificering af stressproblemer

Hvordan finder vi ud af, om der er stress på vores arbejdsplads - og hvor?
Skaf overblik over omfanget af stress gennem bl.a.:

Klargør problemer med arbejdstinget stress gennem analyse af faktorer som bl.a.:

Hovedudvalget skal afklare, hvem der skal beskrive indsatsen på arbejds-pladsniveau. Er det Hovedudvalget selv eller lokaludvalgene?

Forebyggelse af stressproblemer

Hvordan vil vi undgå, at der opstår helbredsskadelig og kronisk stress?

Håndtering af stressproblemer

Hvad vil vi gøre, hvis nogen oplever stress?

Retningslinie om arbejdsbetinget stress eller en stresspolitik

En stresspolitik er som udgangspunkt kommunens politik. Det vil sige ar-bejdsgivernes politik på et givent område. En politik kan/skal drøftes i MED-systemet, men bliver ikke indgået som en aftale mellem ledelse og medarbejdere. Typisk er en politik også politisk konfirmeret.
 
En retningslinie er en aftale mellem ledelse og medarbejdere i MED-systemet. Den kan indeholde samme bestemmelser som en politik. Den kan ofte være mere handlingsrettet eller mere procesbeskrivende. Indhold og form er helt afhængig af, hvad der i MED-udvalget kan opnås enighed om. 

Opsigelse af en stressretningslinie

Retningslinier i henhold til MED-rammeaftalens § 8 stk. 3 og 4 kan opsiges med 3 måneders varsel, men gælder, indtil der er opnået enighed om æn-dringer. I MED-systemet kan procedureretningslinier kun opsiges, hvis de afløses af en ny procedureretningslinie for det pågældende område.

I MED-systemet er stress-retningsliniernes opsigelsesvarsel i lighed med opsigelsesbestemmelser for procedureretningslinierne. Det vil sige, at de kun kan opsiges, hvis der er enighed om en ny stress-retningslinie.

Retningslinier i henhold til TR/SU-aftalens § 17 kan opsiges med 2 måne-ders varsel, og der er ikke krav om, at der skal være fastlagt nye retnings-linier, inden opsigelsen effektueres.

En politik skal ikke opsiges da der ikke er tale om et aftalt forhold.

Undersøgelse af SU- og MED-udvalgenes arbejde med stress

KTO, KL og Danske Regioner har i 2007 gennemført en undersøgelse af arbejdet med arbejdstinget stress. I rapporten kan der læses om status på indgåelse af retningslinier. Der er god inspiration at hente når det gælder indhold og form i arbejdet med stress. Rapporten kan findes hos Personaleweb (se link i 'Læs mere'-boksen).

Eksempel på en retningslinie om stress

Retningslinien er aftalt i Hovedudvalget og forventes tilpasset i sektor MED-udvalg forud for implementering i samtlige arbejdspladsudvalg eller på personalemøder.

Retningsliniens omtale af procedurer og aktiviteter er uddybet i stresspoli-tikken.

"Stress er en tilstand som ledsages af fysiske-, psykiske-, eller sociale re-aktioner eller funktionssvigt, som er resultatet af den enkeltes følelse af utilstrækkelighed i forhold til at kunne imødekomme de krav eller forvent-ninger, der er stillet til ham/hende".

Formål

Formålet med retningslinien er, at Hovedudvalget igangsætter en styrkel-se af arbejdspladsernes indsats mod forekomst af arbejdsbetinget stress.

Mål

Målet er at give ledere og medarbejdere en ramme til at

  1. identificere, 
  2. forebygge og 
  3. håndtere

problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress.

Hoved MED-udvalgets rolle er

MED-udvalgets eller sikkerhedsgruppens rolle er

Hovedudvalget opgaver

Identifikation af stressproblemer 

På den enkelte arbejdsplads skal omfanget af stress identificeres, og det skal kortlægges, hvilke lokale faktorer der påvirker og øger/nedbringer omfanget af arbejdsbetinget stress. 

For at identificere stress og iværksætte en proces, der både forebygger og angriber årsagerne, må der tages hånd om de symptomer, der viser sig på arbejdspladsen som fx:

Forebyggelse af arbejdsbetinget stress - nogle muligheder

For at forebygge arbejdsbetinget stress skal ledelsen forholde sig til eventuelle stressrisici, når nye initiativer sættes i gang således, at der ikke sættes mere i gang, end medarbejderne er i stand til at håndtere.

I forbindelse med ændringer i arbejdets organisering skal arbejdsplad-sens sikkerhedsgruppe eller MED-udvalget inddrages i planlægningen og tilrettelæggelsen af arbejdet. Det skal ske i planlægningsfasen - alt-så inden beslutningerne er truffet. Sikkerhedsgruppens eller MED-udvalget har til opgave at vurdere belastningen for de enkelte medar-bejdere: Kan de løfte de nye opgaver? Har de, de rette faglige og men-neskelige ressourcer? Er rammerne til stede til, at opgaven kan løses (bekendtgørelse 575 § 1 og AT-vejledning F2.5). 

Hvis kompetencerne ikke er på arbejdspladsen, må det aftales at der anvendes ekstern rådgivning. 

Det må aftales om der er ansatte på den enkelte arbejdsplads, som skal have uddannelse om håndtering og forebyggelse af stress. 

Omfanget af stress og sygefravær skal være et jævnligt punkt på MED-udvalgets dagsorden. Udarbejde forslag til hvordan det arbejdsbetinge-de sygefravær kan udskilles fra det samlede sygefravær. Der aftales en sygefraværspolitik, hvor sygefraværssamtaler kan indgå.

Ledelsen skal løbende vurdere arbejdsmængde, serviceniveau og res-sourcer samt behov for efteruddannelse mv.

Ledelseskompetencen i forhold til forebyggelse og håndtering af stress skal styrkes.

Der skal på den enkelte arbejdsplads udarbejdes handlingsplaner for, hvordan identificerede stressproblemer fjernes eller minimeres, således at arbejdet er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. 

Der skal på den enkelte arbejdsplads aftales, hvordan og hvornår hand-lingsplanen evalueres og revideres.

Håndtering af stressproblemer

På den enkelte arbejdsplads skal der aftales retningslinier for, hvordan personer, der er blevet syge af stress, skal hjælpes. MED-udvalget til-rettelægger, at psykiske arbejdsskader bliver anmeldt som arbejdsbe-tingede lidelser, og at de tilskadekomne får den hjælp, de har behov for, for at kunne vende tilbage til arbejde så hurtigt som muligt. 

Hvordan sikrer vi, at det ikke sker igen?

Indsatsen for at identificere, forebygge og håndtere arbejdsbetinget stress indarbejdes i APV-processen og gennemføres minimum hvert tredje år.

Retningslinien evalueres hvert andet år eller ved hvert opstået tilfælde af stress.
Retningslinien bygger på skabelon til en retningslinie (se denne)

Retningslinien er et eksempel, som bygger på bruttoindhold fra flere konkrete af-taler.

Skabelon til retningslinie jf. MED-rammeaftalens § 8 stk. 1

 

Retningslinie for MED-udvalgets deltagelse i "..."
 HVOR?Hvad er retningsliniens dækningsområder?
Har retningslinien sammenhæng til andre retningslinier eller områder? 
 HVAD? Definer emnet så det står klart hvad det handler om. 
 HVORFOR?
 Hvad er formålet?
Forklar hvorfor der skal være en retningslinje på dette område. 
Hvad vil I opnå? 
 HVORHEN? Hvad vil I opnå med denne retningslinje? Hvor vil I gerne hen med den? Hvad er målet?
 HVEM? Hvem er interessenterne?
Hvem skal inddrages?
Hvem har ansvar?
 HVORDAN?
 Skriv de aktiviteter som er indholdet og elementerne i jeres retningslinje.
Hvad er det I vil gøre for at nå jeres mål?
 HVORNÅR? Skriv om de tidsmæssige rammer for indholdet i ret-ningslinjen.
Tidsplaner, frister m.v.  
 HVAD SÅ?
Er der krav til formidling, opfølgning, evaluering, revision m.v.

Retningslinjer for APV-handlingsplaner  

Udgivet: 17-10-2011 | Redigeret: 02-01-2018

Arbejdspladsernes APV

Alle arbejdspladser skal lave en arbejdspladsvurdering (APV) mindst hver tredje år. APV´en skal både kortlægge, beskrive og prioritere arbejdsmiljøproblemer. Der skal også lægges en handlingsplan for, hvordan problemerne skal løses. Og handlingsplanen skal gennemføres, evalueres og løbende justeres.

På mange arbejdspladser går APV´en i stå, efter handlingsplanen er udarbejdet, for eksempel fordi der ikke er ressourcer nok. Eller fordi man ikke har lagt en ordentlig plan for, hvilke ændringer man vil foretage, hvem der skal gennemføre dem og med hvilke tidsfrister. Nogle steder bliver handlingsplanen aldrig omfattende nok til, at planen kan være den samlende ramme for arbejdsmiljøarbejdet.

En god handlingsplan er nødvendig, hvis APV´en skal blive en succes. Derfor er det en god ide, hvis både centrale og lokale MED-udvalg forud for APV´en fastlægger retningslinjer for handlingsplanen: Hvordan den skal udarbejdes, hvordan den bliver forankret på arbejdspladsen, og hvordan man følger op på den.

MED´s forpligtelser

Trivselsaftalen fra OK-08-forliget forpligter lokale MED-udvalg til at aftale retningslinjer for udarbejdelse af handlingsplaner, hvis der konstateres problemer i APV´en.

Lov om arbejdsmiljø sætter krav om, at sikkerhedsorganisationen (MED-udvalget) er inddraget i hele APV-processen, herunder planlægningen. Sikkerhedsrepræsentanterne skal for eksempel underskrive APV´en som dokumentation for, at de har deltaget.

Hvem har ansvaret?

I det moderne arbejdsliv er det vigtigt, at alle - både ledelse og medarbejdere - medvirker til at skabe et godt og sundt arbejdsmiljø. Arbejdsmiljøarbejdet skal derfor foregå i et samarbejde mellem politikere, ledelse og medarbejdere. Sikkerhedsorganisationen (MED-udvalget) skal som sagt inddrages i hele processen. Derudover er det afgørende, at de øvrige medarbejdere inddrages i både kortlægningen af problemer og i at komme med forslag til løsninger.

Men det er arbejdsgiveren, der har det ansvaret for, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Arbejdsgiveren har også ansvaret for, at APV´en bliver gennemført - det er ikke MED-udvalgets opgave. Hvis det er de lokale sikkerhedsrepræsentanter, der skal lave APV´en, skal det konkret aftales, fordi det så er en opgave, der skal løses for arbejdsgiveren.

Derfor er det vigtigt, at MED fra start forholder sig til, hvem der skal løse opgaven, og hvor mange ressourcer, der skal være til arbejdet, herunder hvilke muligheder der er for at trække på ekstern ekspertise. 

Både hovedudvalg og lokale MED-udvalg kan udarbejde retningslinjer for APV´en. Hovedudvalget vil typisk fastlægge de overordnede rammer for arbejdsmiljøindsatsen på områder, hvor man vurderer, der skal være én standard for alle. De lokale MED vedtager, hvad man gør i praksis. Hvis hovedudvalget for eksempel har vedtaget, at alle arbejdspladser skal have adgang til at bruge en intern arbejdsmiljøkonsulent 10 timer årligt, kan det lokale udvalg beslutte, at man bruger konsulenten til opfølgning og evaluering snarere end kortlægningen af arbejdsmiljøet.

Krav til APV-handlingsplaner

Der er følgende lovmæssige krav til APV-handlingsplaner:

Når sikkerhedsorganisationen skal inddrages i alle dele af APV´en, skal den selvfølgelig også være med til at udarbejde og følge op på handlingsplaner.

Hvis arbejdspladsen ikke har tilstrækkelig indsigt til at gennemføre APV´en, skal den hente hjælp fra eksterne rådgivere. Sikkerhedsorganisationen skal høres, inden arbejdspladsen henvender sig for at få hjælp.

Handlingsplanen skal indeholde en prioritering af de problemer, man fandt ved kortlægningen af arbejdsmiljøet.

Handlingsplanen skal være skriftlig, men der er ingen krav til hvordan planen ellers skal se ud.

Hvis APV´en viser, at der er arbejdsmiljøproblemer, der rummer en akut fare for medarbejdernes sikkerhed eller sundhed, skal arbejdspladsen umiddelbart træffe foranstaltninger, der fjerner faren elle reducerer den til et acceptabelt niveau.

Det skal fremgå, hvem der har ansvaret for at gennemføre handlingsplanen i praksis. Det skal også fremgå, hvornår og hvordan det afgøres, om de valgte løsninger virker, og om handlingsplanen skal revideres.

Arbejdspladsen skal vurdere, om der er forhold i arbejdsmiljøet, der påvirker sygefraværet negativt med henblik på at ændre dem, (men der stilles ikke krav til hvordan sygefraværet inddrages i APV-processen). Enkeltpersoners sygefravær skal ikke inddrages i APV´en.

Handlingsplanen skal revideres, hvis arbejdsmiljøet ændrer sig, for eksempel i forbindelse med at der indføres ny teknologi eller nye arbejdsgange. APV-arbejdet skal foregå løbende, og APV´en skal revideres mindst hvert tredje år.

Hvad kan en retningslinje for APV-handlingsplaner indeholde?

Der er flere faser i en APV, som har betydning for, hvorvidt handlingsplanen bliver en succes:

Fase 1: fra kortlægning til handlingsplan

Efter kortlægningen skal arbejdspladsen:

Fase 2: fra handlingsplan til forandringe

Når planen foreligger skal den gennemføres.

Fase 3: opfølgning på handlingsplanen

Som handlingsplanen gennemføres forandrer arbejdsmiljøet sig. Nye tiltag som omstrukturering, nye arbejdsmetoder og værktøjer kan også ændre arbejdsmiljøet. Arbejdspladsen sikrer, at APVen er ajourført ved at:

Evt. lave ny APV.


Retningslinjen bør fastlægge, hvordan arbejdspladsen håndterer alle tre faser.

Men før MED tager stilling til, hvem der gør hvad under de enkelte faser, bør man drøfte en række mere strategiske spørgsmål.

MED´s strategiske drøftelser om retningslinjer for APV-handlingsplaner

MED bør drøfte følgende:

Hvorfor skal I have en retningslinje for arbejdet med APV-handlingsplaner?
Hvilken forskel skal retningslinjen gøre?

Hvilke ressourcer er der behov for til den praktiske gennemførelse af APV´en - fra planlægning til udarbejdelse af handleplan?

Hvem skal gennemføre APV´en, og hvor meget tid skal de have til arbejdet?
Er der brug for en projektleder, ekstern bistand eller uddannelse af medarbejderne i arbejdspladsvurdering? Vær opmærksom på, at arbejdspladsen ifølge loven skal indhente bistand fra særlige sagkyndige, hvis den ikke selv har indsigt til at udarbejde APV eller til at løse eller fjerne et arbejdsmiljøproblem.

Er der enheder eller arbejdsfunktioner, som trænger til et særligt fokus?
Der kan være tendens til, at medarbejdergrupper med kerneopgaver er mest i fokus, mens andre - ofte få personer - bliver "overset".

Skal APV´en være anonym?
Det kan være lettere at sige sin ærlige mening om arbejdsmiljøet, hvis undersøgelsen er anonym. Især hvis der er lav tillid mellem medarbejderne og medarbejderne og ledelsen, vil mange vælge ´fred frem for den konflikt´, man frygter åbne svar vil lede til. Til gengæld er det svært at følge op på konkrete problemer i en anonym undersøgelse. Som kompromis kan arbejdspladsen udpege en uvildig tredje person, som får adgang til de åbne resultater og kan reagere på dem.

Hænger APV´en sammen med arbejdspladsens andre aktiviteter?
Ikke alene i forhold til særlige indsatser som trivsels-, klima-, sygefraværsprojekter, men også i forhold til omstillingsprojekter. APV´en skal også indgå, når arbejdspladsen planlægger ændringer i arbejdsprocesser, indkøb af ny teknologi og ændringer i lokaleforhold.

Hvordan bliver APV´en arbejdspladsens ´arbejdsmiljø-grundlov´?
MED skal drøfte, hvordan handlingsplanen opfanger alle arbejdspladsens arbejdsmiljøproblemer, og hvordan man ændrer planen, hvis der sker arbejdsskader, hvis arbejdspladsen får et påbud fra Arbejdstilsynet, eller hvis der aftales særlige indsatser om for eksempel trivsel eller stress.

Hvordan sikrer man, at handlingsplanen bliver forelagt for arbejdsgiveren?
Arbejdsgiveren har ansvaret for, at arbejdet udføres fuldt forsvarligt. For at være sikker på, at arbejdsgiveren har fuld information om skadelige belastninger, som ikke kan løses på arbejdspladsen, skal vedkommende se handlingsplanen. I kommuner og regioner er arbejdsgiveren borgmesteren, sekunderet af økonomiudvalget.

Hvilke principper skal fastlægges på henholdsvis centralt, sektor- og lokalt niveau?
Det er op til den enkelte kommune/region at lægge snittet mellem centrale, sektor- og lokale MED.

Hvordan bliver handlingsplanen forankret på arbejdspladsen?
Arbejdet med APV´en skal foregå løbende, men kan nemt blive mest for de indviede i MED-udvalget. Retningslinjerne kan være med til at sørge for, at planen bliver et flittigt anvendt dokument, som hives ned fra hylderne, så alle kan følge med i, hvordan det går med arbejdsmiljøet. Planen kan for eksempel være et fast punkt på personalemøderne. Man kan også uddelegere ansvaret for at gennemføre handlingsplanen bredt på arbejdspladsen. Erfaring viser nemlig, at APV-arbejdet nemt "taber pusten" undervejs, hvis medarbejderne kun er med under kortlægningen.

Arbejdet med at forankre APV´en og skabe ejerskab blandt medarbejdere og ledere er så centralt, at retningslinjen bør forholde sig helt konkret til kommunikation og information. Man kan også overveje at lave en selvstændig retningslinje om kommunikation.

Hvordan sikrer man, at handlingsplanen håndterer ´svære´ problemer?
APV'er har ofte mest fokus på problemer, som kan løses her og nu med praktiske foranstaltninger for eksempel et nyt hjælpemiddel. Men det er vigtigt, at handlingsplanen også har et bud på, hvordan arbejdspladsen kan løse dybdegående problemer. Det kan være arbejdsrelateret stress, som man måske har kendt til i årevis, men ikke ved, hvordan man skal komme til livs. For eksempel kan hjemmehjælperen opleve, at arbejdspresset er for stort, men at der ikke er midler til at ansætte flere medarbejdere. Problemet kan måske dæmpes ved nye arbejdsmetoder, ny mødestruktur eller bedre brug af pauser.

Hvis arbejdspladsen skal finde nye løsninger kræver det, at medarbejderne inddrages, at der er afsættes tid til at arbejde kreativt og muligvis også inspiration udefra. Retningslinjerne sætter betingelserne for forløbet. De kan netop lægge en realistisk tidsplan og et fornuftigt program for, hvordan medarbejderne og konsulenter inddrages.

Kom godt i gang - spørgsmål I kan overveje til de tre faser

Ud over de vigtige strategiske overvejelser bør MED som sagt overveje, hvordan de tre faser i arbejdet med handlingsplanen skal tilrettelægges. Følgende spørgsmål kan inspirere til dialog:

FASE 1 - Fastlægge og prioritere handlingsplanens problemer og de løsninger I vil arbejde med - samt fastlægge tidsfrister og fordele ansvar

Lokalt kan en retningslinje fastlægge følgende:
Hvordan skal handlingsplanen se ud? Hvor detaljeret skal planen være? Og skal der for eksempel være krav om, at sproget er letforståeligt?
Hvem skal prioritere arbejdsmiljøproblemerne og udvælge løsninger? Hvordan involverer I medarbejderne?
Hvilke metoder bruger I til at finde løsninger på arbejdsmiljøproblemerne? Skal man for eksempel bruge forskellige metoder til at finde løsninger på problemer med det psykiske arbejdsmiljø sammenlignet med ergonomiske og fysiske problemer?
Hvem skal gennemføre handlingsplanen? Og skal det foregå efter bestemte principper? For eksempel at medarbejderrepræsentanter og ledere så vidt muligt deler ansvaret?

Hovedudvalget kan tage stilling til:
Om arbejdsmiljøproblemer skal prioriteres for eksempel ud fra risikostørrelse eller antallet af medarbejdere, der påvirkes af problemet.
Om der skal være bestemte tidsfrister for forskellige typer problemer, for eksempel at særligt akutte problemer løses inden for et bestemt antal uger.

FASE 2 - Gennemføre handlingsplanen

En lokal retningslinje for APV-handlingsplaner kan blandt andet fastlægge, hvordan de ansvarshavende skal samarbejde med medarbejdere og ledere, når de gennemfører løsningsforslagene. Man kan også overveje, hvad der skal gøres, hvis handlingsplanens løsninger ikke bliver gennemført tilfredsstillende.

FASE 3 - Opfølgning og ajourføring

Opfølgningen skal vise, om handlingsplanen virkede efter hensigten. Løste den helt eller delvist de problemer, APV´en pegede på? Er de problemer, handlingsplanen pegede på, stadig relevante? Og er der kommet nye arbejdsmiljøproblemer til, for eksempel fordi arbejdspladsen skal igennem en omstillingsproces, eller der er kommet nye arbejdsværktøjer?

De lokale retningslinjer for APV-handlingsplaner kan fastlægge, hvordan man helt praktisk følger op:

Hvor ofte følger I op - på bestemte tidspunkter i løbet af året, eller under bestemte omstændigheder, for eksempel hvis implementeringen af nogle af løsningsforslagene ikke går som forventet?
Hvem deltager i opfølgningen - hele arbejdspladsen, kun MED-udvalget eller alene formand/næstformand? Følger I selv op, eller bruger I eksperter udefra - eller begge dele?
Hvilke metoder skal I bruge til at evaluere handlingsplanen - dialog, spørgeskema, interviews, registrering af hændelser?  Hvem ajourfører handlingsplanen?

APV´en bør være den samlende ramme for arbejdspladsens arbejdsmiljøarbejde. Handlingsplanen skal være det dokument, man styrer sin arbejdsmiljøindsats efter. Både lokale og centrale MED-udvalg bør derfor lave en bred evaluering af indsatsen:

Opfangede kortlægningen, beskrivelsen og handlingsplanen alle væsentlige arbejdsmiljøproblemer? 
Blev handlingsplanen løbende justeret, når der skete ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder eller -processer, som havde betydning for arbejdsmiljøet? 
Blev arbejdsskadesanmeldelser, påbud fra Arbejdstilsynet og særlige indsatser for eksempel trivsel, stress eller mobning indarbejdet i planen?
Var der tale om en god proces, der inddrog MED-udvalgene, sikkerhedsrepræsentanterne og de øvrige medarbejdere på de rigtige tidspunkter og i et nødvendigt omfang?

Sidst men ikke mindst bør både lokalt og centralt fastlagte retningslinjer fastslå, hvordan man evaluerer selve retningslinjerne. Lever de op til formålet? Styrker de arbejdsmiljøarbejdet? Er de for specifikke - eller for løse? Og inddrages medarbejderne tilstrækkeligt - eller måske for ofte?

Hvad skal en APV-handlingsplan indeholde?

Udgivet: 17-10-2011 | Redigeret: 02-01-2018

Centrale og lokale retningslinjer

Der vil være forskel på centrale og lokale retningslinjer. Centrale retningslinjer fastlægger principper for APV-arbejdet, som skal gælde for alle de kommunale/regionale arbejdspladser. De må derfor ikke blive for detaljerede. De lokale retningslinjer kan i højere grad lægge konkrete planer for, hvordan handlingsplanen skal gennemføres.

Eksempel 1: Hovedudvalgets retningslinje for APV-handlingsplaner

Formål - retningslinjen skal sikre:

Principper for arbejdet med APV-handlingsplaner

Uddannelse

Alle arbejdspladser skal have adgang til sammenlagt 10 timers uddannelse i forbindelse med APV'en. Timerne kan fordeles på en eller flere medarbejdere afhængigt af lokalt behov.

Uddannelsen skal dække emner i tilknytning til en eller flere af de tre faser i arbejdet med APV-handlingsplaner:

Konsulentbistand

Ressourcer

Alle arbejdspladser skal planlægge, hvor mange ressourcer APV'en kræver, før arbejdet går i gang. Der skal sættes ressourcer af til alle faserne i processen: planlægning, kortlægning, prioritering/løsninger, nedskrive handlingsplanen, gennemføre planen, løbende kommunikere og informere om arbejdet samt følge op på og justere planen.

Sammenhængende indsats

Metoder

Formidling af retningslinjerne

Lokalt kendskab til retningslinjen sikres, ved at:

Evaluering af retningslinjerne

Hovedudvalget evaluerer retningslinjen hvert andet år under halvdagsseminaret (se ovenfor).

Det skal både vurderes, om arbejdspladerne:

Retningslinjen evalueres første gang på første udvalgsmøde i 2012.

Eksempel 2: Lokal retningslinje for APV-handlingsplaner

Formål

Principper for APV-handlingsplanen

Ressourcer

Forankring

APV-arbejdet skal forankres på hele arbejdspladsen. Retningslinjen fastlægger, hvordan kommunikationen mellem de ansvarlige og resten af arbejdspladsen skal foregå under hver enkelt fase.

Udarbejde handlingsplan

Gennemføre handlingsplan

De ansvarlige gennemfører de enkelte punkter på handlingsplanen. Andre medarbejdere/leder skal være behjælpelige, når de ansvarlige har brug for en hånd.

Hvis medarbejderne føler, at kravene til deres engagement bliver så højt, at det går ud over deres daglige arbejde, skal de henvende sig til nærmeste leder.

Opfølgning

Evaluering af retningslinjerne

Før vi gennemfører en ny APV, skal vi evaluere denne retningslinje. Det sker på det første personalemøde efter beslutningen om at gennemføre en ny APV. Ved evalueringen skal vi vurdere, om retningslinjen har levet op til formålet: at løfte arbejdsmiljøarbejdet samt forankre det på arbejdspladsen.