Københavns Kommune rydder op i regler 

Udgivet: 28-01-2014 | Redigeret: 01-03-2019
A A A

Københavns Kommune har sat afbureaukratisering i system. Når ansatte oplever, at krav og regler er unødvendige, kan de melde dem til Københavns Kommune. Så tager Økonomiforvaltningen stilling til, om reglerne kan afskaffes. Blandt andet er krav til dokumentation og tidsregistrering blevet afskaffet, hvilket har givet de ansatte mere tid til kerneopgaven.

Af Julie Kyhl

Københavns Kommunes ansatte skal nu stille spørgsmålstegn ved krav og regler på deres ar-bejdsplads.

Når de ansatte støder på unødvendige krav, kan de melde dem til Økonomiforvaltningen, der herefter behandler dem én efter én. De sørger for at skabe et overblik over alle kravene og deres problematikker og status. På den måde sikrer de, at alle krav bliver behandlet.

232 indmeldte krav i 2012

I 2012 blev der indmeldt 232 krav. Heraf blev 103 krav udvalgt til videre bearbejdning.

”På baggrund af alle indkomne krav fra de syv forvaltninger lavede man en bruttoliste”, fortæller Kristian Handberg, der er specialkonsulent i Økonomiforvaltningen.

”Bruttolisten blev så delt op i, hvad der kunne lade sig gøre, og hvad der ikke kunne. Hvad ligger inden for vores eget område, hvad skal vi sende over til KL, hvad ligger inden for lovgivningen, og hvilke krav bliver vi nødt til at bibeholde.”

Det er Økonomiudvalget med syv borgmestre og seks medlemmer fra borgerrepræsentation, der går ned i kravets detaljer og beslutter, om det kan fjernes. I foråret 2013 var 21 krav enten afskaffet, effektiviseret eller under effektivisering, 35 krav fastholdt og 19 krav var sendt til KL. 28 krav var endnu ikke blevet behandlet.

Mindre dokumentation, mere kerneopgave

Et af de krav, der blev afskaffet i 2013, er fra Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Medarbejderne skulle konsekvent afrapportere, når borgere faldt eller ikke fik deres ordinerede medicin, også selvom der kun var tale om mild eller ligefrem ingen skade.

Disse mindre alvorlige tilfælde udgjorde 62 pct. af de samlede rapporteringer i det forløbne år. Da kravet blev afskaffet, blev medarbejderne fritaget for en stor administrativ byrde og fik mere tid til kerneopgaven.

Et andet eksempel er tidsregistrering i Økonomiforvaltningen. Selvom ingen chefer brugte tallene, skulle alle ansatte registrere, hvad de brugte hver enkelt arbejdstime på. Det er nu afskaffet.

Nogle ’bøvlede’ regler må bestå eller sendes videre

Andre dokumentationskrav er bøvlede, men giver alligevel god mening, fordi oplysningerne bliver brugt. Lise Rasmussen, der er kontorchef i Økonomiforvaltningen, nævner sygefravær som eksempel:

”Selvom det kan være bøvlet og besværligt, måtte vi her sige, at ’sygefravær rent faktisk er et rigtigt godt nøgletal for trivsel, ledelse, kultur og økonomi, så det vil vi simpelthen ikke røre ved’”.

Desuden er der de lovregulerede områder. Her må Økonomiforvaltningen pænt sende de meldte krav videre til Christiansborg:

”Der er nogle krav, som vi ikke kan fjerne, fordi de er vedtaget af Folketinget. For eksempel på beskæftigelsesområdet er der over 20.000 siders lovgivning, hvilket gør, at jobkonsulenterne bruger uforholdsmæssig meget tid på administration frem for kerneydelsen – som jo er at få folk i job”, fortæller Kristian Handberg.

Københavns forvaltninger er godt med

Selvom der er begrænsninger for, hvilke krav man kan afskaffe i forvaltningerne, er Kristian Handberg og Lise Rasmussen meget tilfredse med den udvikling, afbureaukratiseringen har taget i hele kommunen.

Økonomiforvaltningen har i sinde at blive ved med at opfordre forvaltningens arbejdspladser til at indmelde unødvendige krav. Den systematiske behandling er indtil videre smart og overskuelig for alle parter.

Andre forvaltninger i kommunen afbureaukratiserer også. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har for eksempel haft et stort opgør med ”minuttyranniet”, så der er kommet mere fokus på borgerens behov frem for overholdelse af en masse krav om dokumentation.

Alle initiativerne er led i kommunens arbejde for at gennemføre en tillidsreform af alle kommunens arbejdspladser.

Islands Brygge 32D, 1.sal DK-2300 København S. / Tlf.: 33701300 / E-mail: oao@oao.dk / Sikker mail: e-boks.dk