Kommunaldirektør smed kaffecirkulæret i makulatoren 

Udgivet: 08-11-2013 | Redigeret: 01-03-2019
A A A

Halsnæs Kommune vil gennemføre en tillidsreform. Ikke med lange skrivelser og fine hensigtserklæringer, men gennem handling. Derfor tager borgmesteren ud til alle kommunens ansatte. Og sender postkort, der opfordrer medarbejdere og borgere til at give bud på bedre service og mere tillid. Regler bliver skrottet, og der opstår en ny dialog mellem medarbejderne i frontlinjen og toppen af organisationen.

Af Marie Aggerstrøm Hansen

Kommunaldirektøren Michael Graatang makulerer et forhadt kaffecirkulære foran rådhusets ansatte. Cirkulæret beskrev, hvordan de skulle holde deres kaffepauser. Det var første skridt på vejen væk fra unødvendige regler i Halsnæs kommune.

”Vi skal bruge vores sunde fornuft”, siger Michael Graatang.

Makulatoren står nu på rådhuset, til fri afbenyttelse. Med afskaffelse af kaffecirkulæret opfordrede kommunaldirektøren de ansatte til at gå ud og finde regler på deres områder, der kunne makuleres.

”Skal man lave en tillidsreform, skal man af hjertet ville det. Man skal turde opgive – og smide tingene i makulatoren”, siger Graatang.

Kontrol, kontrol, kontrol

I Halsnæs var medarbejdere og ledere enige om, at reglerne var løbet løbsk.

”Vi indså, at kontrollen havde taget overhånd. Der var ingen, der havde overblikket, og medarbejderne opgav at leve op til alle reglerne”, fortæller Graatang.

Fællestillidsrepræsentant Eva Falk Winther havde samme oplevelse:

”Alt for ofte endte man i kommunen med at snakke om kontrol. Men hvis vi virkelig ville give ordentlig service til borgerne, måtte vi ændre på procedurerne”.

I kommunes Hoved-MED kom de frem til, at Halsnæs havde brug for en tillidsreform. Hoved-MED gik til politikerne med budskabet ”Tillid er godt, kontrol er dyrere”. Sammen blev de enige om, at reglerne skulle ses efter i sømmene.

Borgmesterbesøg og tillidspostkort

Tillidsreformen i Halsnæs blev sat i gang i starten af 2013. Alle var enige om målet: Mere tillid, mere tid til det væsentlige arbejde og mindre unødigt bureaukrati.

Michael Graatang fortæller, at de fra rådhuset godt kunne have skrevet en mail, eller en lang redegørelse om, hvordan kommunen skulle lave en tillidsreform. Men det unødvendige bureaukratiske arbejde skulle netop erstattes med handling.

”Hvad skal der til for at du får bedre mulighed til at bruge din faglighed” og ”Hvad oplever du af unødvendig dokumentation og kontrol?”. Sådan stod der på nogle af de postkort, der blev sendt ud til alle de ansatte. De kunne skrive deres ide og putte den i en postkasse på deres arbejdsplads. Derfra gik beskeden videre til rådhuset.

Borgmester Helge Friis tog sammen med fællestillidsrepræsentant Eva Falk Winther ud til samtlige kommunale virksomheder. Her fik alle kommunens medarbejdere mulighed for at fortælle, hvad der gjorde arbejdet svært på deres arbejdsplads.

Ideerne, der kom fra borgmesterbesøgene og postkortene, blev samlet og fordelt ud på de ansvarlige områder. Ikke alle kunne klares ude i kommunen, fordi nogle regler kom fra staten. Men så blev forslaget sendt til Slotsholmen.

’Start, stop, godkend’ blev fjernet

Et af de forslag, som kom frem både gennem postkortene og under borgmesterens besøg, var at afskaffe hjemmehjælpernes ’Start, stop, godkend’-proceduren. Tidligere skulle hjemmehjælperen registrere, når de ankom hjemme hos Fru Hansen og igen registrere, når de gik derfra.

Ingen af hjemmehjælperne vidste, hvad registreringen blev brugt til.

”Nogle troede, det var lederen, der brugte det. At man oppefra holdt øje med os. Men det var det ikke. Det blev ikke brugt til noget som helst”, fortæller hjemmehjælper Marianne Andersen.

Reglen om registrering blev afskaffet, og ifølge Marianne Andersen har det givet mere glæde ved at gå på arbejde:

”Det kunne virkelig være stressende oven i vores arbejde. Man skulle hele tiden huske registreringen. Nu er vi enormt lettede. Det er fantastisk, at vi kom af med den regel”.

Marianne har 20 års erfaring inden for faget og har oplevet, at der kom flere og flere regler. Men nu går det i den rigtige retning igen: ”Man stoler mere på medarbejderne. De lytter til os længere oppe i systemet. Vi bliver hørt, før beslutningen bliver taget”, mener Marianne Andersen.

Samme budskab lyder fra kommunaldirektøren:
”Faglighed og politik er blevet sat i dialog. Vi har kortsluttet de lange veje op gennem systemet”.

Og det er nødvendigt, mener Marianne Andersen:

”Det lyder pessimistisk. Men det bliver altså trist at blive gammel, hvis ikke vi tænker os bedre om”.

Guides til tillid

Tilliden i Halsnæs skal hele tiden vokse. Efter sommerferien blev der igen sendt postkort ud til Halsnæs kommunes medarbejdere, ledere og borgere. Til hver af grupperne er der skrevet korte guides på postkortene til, hvordan de kan hjælpe med at udbrede tilliden.

”Så har alle det på skrift. Til medarbejderne står der klart og tydeligt, at det er i orden, at gå til lederen og fortælle om en unødvendig regel”, siger Eva Falk Winther.

På en konference for alle med-repræsentanter blev der uddelt 10.000 kroner til den mest kendte ide i kommunen, der var kommet gennem tillidsreformen. Og snart vil alle medarbejdere også kunne læse en samling af Halsnæs’ tillidstiltag i en lille inspirationsbog.

Islands Brygge 32D, 1.sal DK-2300 København S. / Tlf.: 33701300 / E-mail: oao@oao.dk / Sikker mail: e-boks.dk