Frihedsbrev i Aalborg sætter ledere og medarbejdere fri 

Udgivet: 11-10-2017 | Redigeret: 01-03-2019
A A A

I Aalborg kommunes Ældre- og Handicapforvaltning er de lykkedes med en kulturændring. Her er medarbejdere og ledere sat fri gennem et ”Frihedsbrev” fra direktøren, der opfordrer til at tænke nyt, tage en risiko, afskaffe usundt bureaukrati og gå efter det, der giver arbejdet mening. Frihedsbrevet har givet genklang i hele organisationen og har bragt kreative forslag fra medarbejderne frem i lyset. 

Leder man efter regler og bureaukrati, er ældre- og handicapområdet normalt ikke noget dårligt sted at kigge hen. Ældreområdet er mange steder gennemreguleret og præget af bureaukrati og ualmindeligt mange afrapporteringer. 

I Aalborg var området ikke en undtagelse. Det forklarer direktør for Ældre- og Handikapforvaltningen Jan Nielsen: ”New Public Management havde heller ikke levet forgæves her. Rapporteringerne voksede, og meget af det gav ikke rigtig mening.” Kreativiteten faldt, og efter en evaluering af styringen i organisationen besluttede Rådmanden og ledelsen at sætte en ny retning. Væk fra den detaljerede budgetstyring med mange mål og rapporteringskrav. Med de ansatte involveret skabte de Vision 2015 og fem strategiske mål, der skulle være ”ledestjernen” for Ældre- og handicapforvaltningen.

”Alle kan se det fornuftige i at arbejde efter en fælles vision og få strategiske mål, men vi måtte samtidig konstatere, at vi holdt mange af vores ”dårlige vaner” i forhold til detailstyring og rapporteringer i live”, forklarer direktøren. ”Men vi har et fantastisk veluddannet personale. Det kan ikke være rigtigt, at de ikke selv kan få lov at træffe beslutningerne ude i organisationen.” Kulturen skulle vendes i organisationen og et af midlerne blev et frihedsbrev.

Medarbejderne får friheden tilbage

Et frihedsbrev forbindes typisk med det brev, der satte bønderne fri ved stavnsbåndets ophør. Ifølge ordbogen er et frihedsbrev ”en skrivelse hvorved en autoritet giver andre friheder eller rettigheder.” Direktør Jan Nielsen sendte sit frihedsbrev ud til alle ledere og medarbejdere i forvaltningen. I brevet opfordres medarbejderne til at dyrke modet til nytænkning, tage en risiko, gøre op med nulfejlskultur, afskaffe usundt bureaukrati og gå efter det, der giver arbejdet mening. 

Efter frihedsbrevet var sendt ud, tog Jan Nielsen det med i MED-udvalget. Det samme fik han lederne, i ledelsesniveauerne under ham, til at gøre.  ”Det var medarbejderne der først tog brevet til sig” fortæller Jan Nielsen. Frihedsbrevet kom som en lettelse for mange medarbejdere i kommunen. 

En overraskelse og en lettelse

For Jonna Kastbjerg, der leder et center for autisme og ADHD var overraskelsen stor: ”Det fyldte rigtig meget for os på en positiv måde. Medarbejderne skulle lige mærke, om det var rigtigt. Er det rigtigt, at vi må fejle? Men det var det. Siden er der sat mange initiativer i gang.” 

På hendes område har de lavet digitale programmer til autister, og igangsat en central vagtplanlægning, der sparer tid. ”Det handler om at gøre tingene på en anden og bedre måde, uden at nogen siger fy, hvis det går galt.” 

Samme historie lyder fra bevillingschef i kommunen Lone Smith: ”Frihedsbrevet betyder, at vi hele tiden siger til os selv: Giver det mening? Før har vi standset os selv i at lave noget om, fordi der var en beslutning på området. Men den beslutning er måske forældet og giver ikke mening i dag.”

Unødvendigt bureaukrati er blevet droppet flere steder, siden det er blevet legalt at stille spørgsmålstegn til reglerne. For eksempel er en række årlige indrapporteringer om budget og regnskab droppet.

Medarbejderne bliver involveret

Et af målene med frihedsbrevet var, at medarbejderne skulle føle sig frie til at tænke nyt, og lære af fejlene, hvis de opstod. Målet er også, at medarbejderne mere aktivt involveres i de beslutninger ledelsen tager fra centralt hold. 

”Det er i ude i fronten man ved, hvordan man kan gøre ting anderledes. Og medarbejderne har masser af ideer. Vi undgår en masse forkerte beslutninger og forslag, hvis vi er i dialog med hinanden.” siger direktør Jan Nielsen. 

Dialogen har vist sig ved flere lejligheder og den bliver særligt taget i MED-udvalgene. Lige nu står ældre og handikapforvaltningen i kommunen overfor store omstillingsprocesser og nedskæringer. Det kan ikke lykkes på en god måde, hvis ikke man finder løsninger i fællesskab, mener Jan Nielsen. ”Man kan godt være uenige om den underliggende dagsorden, men stadig være interesseret i at være en del af processen.”

Det bliver vel modtaget hos medarbejderne: ”I stedet for at skære alle steder, spørger man grupper af medarbejdere, hvad der kan gøres. Og der er rigtig mange gode ideer. For eksempel indenfor det digitale. Hvis ikke man havde spurgt, var de ideer ikke kommet frem og medarbejderne havde ikke været bevidste om hele tiden at tænke over, om ting kan gøres smartere”, siger Jonna Kastbjerg om omstillingsprocessen. 

Frontfigurer og dialog får kulturændringen til at lykkes

Den kulturændring man i Aalborg ønskede, er langt hen af vejen lykkedes. Frihedsbrevet bliver smidt på bordet både på direktionsgangen og ude på institutionerne, når de diskuterer løsninger eller nye tiltag. Det bliver taget frem for at se om tiltagene lever op til brevets målsætninger, for at udfordre de vante tankegange og for at minde om, at medarbejderne gerne må tænke nyt. Det sker ikke lige meget alle steder og er ikke en mirakelkur mod alle forvaltningens udfordringer. Men de arbejder hele tiden videre med visionerne i kommunen. 

 ”Det handler grundlæggende om tillid”, forklarer Jonna Kastbjerg. ”I dag kan man tale åbent om vores nye initiativer, uden at nogen trækker i en forordning eller regel. Vi har en direktør, der tager ud til institutionerne. Ikke for at kontrollere, men af interesse for, hvad der sker.”

Direktøren og ledelsens indstilling er fundamental, for at kulturændringen er lykkedes. ”Papiret med frihedsbrevet betyder i sig selv ingenting. Man skal kunne se det for sig, se at principperne bliver brugt, og at vores initiativer bliver anerkendt”, siger Jonna Kastbjerg.

Islands Brygge 32D, 1.sal DK-2300 København S. / Tlf.: 33701300 / E-mail: oao@oao.dk / Sikker mail: e-boks.dk