Målet er bedre opgaveløsning og trivsel, midlet er vidensdeling 

Udgivet: 13-08-2014 | Redigeret: 01-03-2019
A A A

Er min nye arbejdsgang relevant for andre? Kan andre have glæde af min viden fra et overstået kursus? Og hvad sidder de egentlig og laver i den anden afdeling? Det er nogle af de spørgsmål medarbejderne i Sø- og Handelsretten i København stiller sig selv, og som er med til at gøre en forskel i dagligdagen. Vidensdeling skaber plus på den mentale konto og færre frustrationer.

Vidensdeling er nøgleordet. Efter en trivselsundersøgelse blev det en af missionerne for Sø- og Handelsrettens administrationschef Anya Strøm at give medarbejderne mulighed og lyst til at dele deres viden med hinanden. Det giver nemlig mindre konflikt mellem personalegrupper, mere involvering og i sidste ende mere trivsel. 

”Det vi kan se er, at det nedbryder barrierer og mure, hvis man ved og forstår, hvad andre laver”, fortæller Anya Strøm. Vidensdeling er blevet et fast punkt på mødedagsordener og derudover har hun og to arbejdsgrupper af medarbejdere startet det koncept, at medarbejdere kan komme på besøg i en anden afdeling. Man kan for eksempel sidde et par timer hos en anden medarbejder og se, hvad deres arbejde egentlig går ud på. På den måde får medarbejderne en større forståelse for sammenhængene på arbejdspladsen. 

Vi påvirker jo hinanden 
For HK’er Johanna Joensen, der er kasserer og desuden sidder i rettens reception, gør det en stor forskel: ”Det kan godt være vi sidder i hver vores afdeling, men vi påvirker jo hinanden. Vi oplever, at der nogle gange bliver truffet beslutning om en sag, hvor os, der arbejder med den, ved, at det slet ikke kan lade sig gøre. Og når beslutningen er taget, er den svær at lave om. Det kan skabe konflikt og give frustrationer.” 

Tankesættet om at skabe mere vidensdeling har rod i et FUSA (Fonden til Udvikling af Statens Ar-bejdspladser) projekt om at skabe gode rammer for læring. Arbejdspladsen var før projektet i 2012 delt fysisk på to forskellige matrikler. Dengang kendte medarbejderne ikke sine kollegaer i det andet hus eller deres arbejdsopgaver. ”Havde man et spørgsmål til en fra en anden afdeling, var det som at gå ind til en helt fremmed”, fortæller Johanna. 

I dag er der mere åbenhed, og man er ikke frem-med for hinanden længere. ”I FUSA projektet, skulle vi interagere i gruppearbejder og lave øvelser i at give feedback til hinanden for at lære hinanden bedre at kende. Det har gjort, at vi er meget bedre til at gå til hinanden på tværs af afdelingerne.”

Minikurser fra medarbejder til medarbejder 
Johanna har oplevet glæderne ved at dele sin egen viden. Hun kom tilbage fra en kursusdag med en masse viden, der var fagligt relevant for hende i receptionen. Kurset handlede om håndtering af psykisk syge. 14 dage efter kurset talte Johanna og Anya om Johannas kursusudbytte og vidensdeling. Ud fra den samtale fik de ideen til at lave et minikursus for rettens øvrige ansatte i håndtering af personer, der kommer ind til retten, og opfører sig uventet og besværligt. Viden om, hvordan man håndterer den slags personer, var ikke kun god for Johanna, men også for mange andre, der havde telefonisk og personlig kontakt med den type personer. 

I stedet for at trække en hel dag ud af alles kalendere, underviste Johanna i 2 x 1 time sine kollegaer i sin viden fra kurset. ”Det er ikke engang fordi det kræver så meget tid. Alt materialet har jeg jo fra kurset, det skal bare tilpasses målgruppen og tidsrammen”, fortæller hun. 

Og det betyder noget, at det er en anden medarbejder, der holder kurset. ”Det er lidt mere i øjenhøjde, end hvis der står en leder eller en udefra. Mine kollegaer tænker måske: Hvis hun har fået noget ud af det, så kan jeg også.” 

Hver gang en medarbejder fra administrationen har været på kursus, fortæller de på første møde derefter resten af afdelingen om deres udbytte. Er det relevant for andre afdelinger, så videreformidler Anya det til de relevante ledere, og så kan det betyde at medarbejderen med støtte fra lederen udarbejder og afholder et minikursus. Om det så er i Outlook, intranet, telefonforkyndelse, specielle procedurer eller i håndtering af besværlige personer.

Ny kultur skal skabe arbejdsglæde
Hvordan bliver man så ved med at tænke i vidensdeling? Administrationschef Anya Strøm ser det som et kulturskifte. ”Det skal være sådan, at man ved hver ny arbejdsgang, hvert projekt eller kursus tænker: Er det her relevant for andre?”

”Det udvikler den enkelte medarbejder, som ved minikurserne. Man føler sig mere involveret og får mere ansvar”, siger Anya Strøm. Det er manglende kommunikation eller manglende vidensdeling, der oftest skaber frustrationer. Får man bugt med det, skaber det bedre trivsel.

”Når vi trives i vores job og på vores arbejds-plads stiger effektiviteten – vi bliver mere glade og engagerede og mere indstillede på at være professionelle og yde en god service.” Med de ord er det Anya Strøms forventning, at arbejdet med vidensdeling ikke kun kan aflæses i Sø- og Handelsrettens næste trivselsundersøgelse, men også i brugertilfredsheden.    

Islands Brygge 32D, 1.sal DK-2300 København S. / Tlf.: 33701300 / E-mail: oao@oao.dk / Sikker mail: e-boks.dk