Fra information til involvering: Betydningen af kommunikation kan ikke overvurderes 

Udgivet: 14-01-2019 | Redigeret: 01-03-2019
LinkedIn
A A A

Kødkontrollen har gennem et fælles samarbejds- og tillidsprojekt, faciliteret af OAO, forandret kommunikationen fra top til bund – og retur. Nu siger medarbejderne højt, hvad de gerne vil i dialog med ledelsen om. Og ledelsen involverer medarbejderne i de beslutninger, som træffes.

Af journalist Tina Juul Rasmussen

Den amerikanske sociolog og ledelsesguru Joseph Grenny mener, at han efter 30 års forskning i samarbejdsrelationer har fundet synderen bag mistrivsel, dårligt samarbejde og konflikter på arbejdspladser: Der går alt, alt for lang tid, fra en medarbejder eller leder identificerer et problem, indtil det bliver diskuteret. Den tidsfaktor er ifølge Joseph Grenny roden til meget ondt.

For de mange små sten, som irriterer i skoen, men som ikke bliver fjernet, gør mere og mere nas, som tiden går – og skaber konflikter både horisontalt og vertikalt i en organisation. Det er skidt for bundlinjen, men i allerhøjeste grad også for det psykiske arbejdsmiljø: samarbejde, tillid, produktivitet og trivsel.

”Før kom tingene bare ned oppefra”

Nogenlunde sådan oplevede Kødkontrollens medarbejdere på slagteriet SB Pork i Brørup også kommunikationen mellem dem, mellemlederne og cheferne. 

Kødkontrollen er den myndighed under Fødevarestyrelsen, som fører tilsyn med og har deres daglige gang på slagterierne. Her kontrollerer dyrlæger og tilsynsteknikere sundheden og velfærden hos de dyr, som slagtes, og kvaliteten af det kød, som forlader produktionsbåndene for i sidste ende at blive solgt til forbrugerne. 

- Før følte vi, at tingene bare kom ned oppefra. Der var meget, vi ikke havde fået noget at vide om, og så var det bare sådan, siger Thomas Madsen, tilsynstekniker og tillidsrepræsentant. 

Et billede, ledelsen – set i bakspejlet – godt kan genkende.

- Der var nogle uklarheder om kommunikationen. Jeg kunne godt mærke, at der manglede noget i kommunikationen om de beslutninger, der blev taget centralt (af chefgruppen, red.), bekræfter Lene Fiil Frandsen, sektionsleder hos SB Pork.

Fælles om at finde løsninger

Manglerne i kommunikationen resulterede i konflikter, som fik alle niveauer i organisationen til at indse behovet for at arbejde med den såkaldte vertikale kommunikation – en gensidig forpligtelse til dialog – fra medarbejderne over sektionslederne til Kødkontrollens chefgruppe. Arbejdet med at styrke kommunikation fandt sted i 2017/2018 som en del af det såkaldte Samarbejds- og tillidsprojekt – et skræddersyet forløb fra OAO på fem moduler til alle ledere og tillidsrepræsentanter i Kødkontrollen.

Et centralt element i forløbet var, at ledere og tillidsrepræsentanter imellem modulerne skulle arbejde sammen om en helt konkret problemstilling fra arbejdspladsen. De tog bl.a. fat på samarbejdet mellem kolleger og på tværs af faggrupper, samarbejdet med slagterierne og vagtplanlægning. I modulerne blev de undervist i metoder og redskaber til at inddrage og involvere hinanden i først at beskrive problemet, så finde løsningen og til sidst få sat den i værk.

Forløb opbyggede tillid og samarbejde

Tanken bag var, at forløbet skulle opbygge tillid og godt samarbejde. Samtidig skulle det sikre ejerskab for de løsninger – og kvaliteten af dem – man i fællesskab fandt frem til. Og det ser ud til at være lykkedes på de fleste kontrolsteder, når medarbejdere og ledere fortæller, hvordan de oplever kommunikation og samarbejde i dag. Et nyt mindset hos alle parter har vundet indpas. 

- Jeg føler, at der er kommet en større åbenhed oppefra og ned. Folk er mere afslappede, og det betyder, at de tør stille flere spørgsmål, fortæller Thomas Madsen.

- Det giver en god mulighed for at komme i dialog med ledelsen, bekræfter hans kollega, dyrlæge Isa Kara, mens kødkontrolchef Olaf Bennetzen udtrykker det sådan her:

- Dialogen er blevet anderledes – fra at være orienterende er den nu mere involverende. Det kan jeg mærke giver et godt udbytte for os alle sammen.

Ville gerne involveres i beslutninger

Det er flere umiddelbart enkle, men helt konkrete tiltag, som tilsammen har skabt den mere åbne, direkte og involverende kommunikation. Undervejs i forløbet sendte medarbejderne en stribe forslag ind til Kødkontrollens chefgruppe. Forslag, der netop handlede om at blive hørt og involveret i beslutninger, om at kunne gøre opmærksom på små og større problemer i hverdagen – og ikke mindst om muligheden for at få svar på spørgsmål, som kunne trænge sig på i en presset hverdag ved produktionsbåndet på slagterierne.

Det har foreløbig bl.a. resulteret i, at de ugentlige informationsmøder, som før var på fem minutter, er lavet om til morgenmøder hver anden uge på 15 minutter for at undgå tidspres – og dermed give bedre plads til dialogen. Et andet forslag fra medarbejderne var, at når kødkontrolchef Olaf Bennetzen er på besøg på slagterierne, skal han ikke blot sidde på sektionslederens kontor. Han skal også være til rådighed i pauserummet, så alle har mulighed for at tale med ham. 

Nu ved alle, hvornår chefen kommer 

I dag hænger der et årshjul på opslagstavlen i pauserummet på Danish Crowns slagteri i Skærbæk, som tydeligt fortæller, hvornår Olaf Bennetzen kommer på besøg næste gang. Der bliver også taget referat af møderne, så de, der ikke er på arbejde den pågældende dag, alligevel har mulighed for at følge med i, hvad der er blevet talt om.

- Det synes jeg er godt, fordi vi nu er begyndt at kende ham. Vi ved jo, hvornår han kommer og så kan vi jo stille ham spørgsmål – dem har vi på en liste, siger Kurt Ennemark, tilsynstekniker og tillidsrepræsentant på DC Skærbæk og suppleres af Søren Christensen, tilsynstekniker og TR-suppleant:

- Vi lærer jo også ledelsen længere opad bedre at kende, når de kommer her, konstaterer han.

Sekretær Lene Beuschau Pedersen oplever, at hun har fået en mere direkte adgang til at stille spørgsmål direkte til kødkontrolchefen – også selvom hun ikke er på arbejde den dag, han kommer.

- Hvis jeg ikke selv har været i huset, når Olaf har været på besøg, har jeg valgt at sende mine spørgsmål på mail til Ulrike (sektionsleder, red.), så hun har kunnet stille spørgsmålene for mig, så jeg også har kunnet få svar på dem, fortæller hun.

Cheferne oplever også bedre kommunikation

Olaf Bennetzen er helt med på, at medarbejdernes tanker, spørgsmål og forslag skal høres. 

- Mange af de inputs, der kommer, vil jeg selvfølgelig tage med i chefgruppen, så vi kan kvalificere det, vi beslutter. På den måde vil medarbejderne også få mere indflydelse. Det er ikke helt det samme som, at alting bliver gjort som medarbejderne kunne ønske sig, men vi tager det med i vores overvejelser, siger han.

Desuden holder hele ledelsen – sektionsledere, chefer og direktører – fællessamlinger med tillidsrepræsentanterne mindst en gang om året. Også her er formålet en dialog om, hvad der rør sig og ligger i pipelinen. På den første fællessamling i december 2018 blev kommunikationsstrategien præsenteret. Næste skridt er at formidle den til hele organisationen og implementere den – også i et samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. 

Og Johan Overgaard, direktør for Kødkontrollen, mener ikke, at betydningen af god kommunikation kan overvurderes:

- Vi har ikke været gode nok til at være opmærksomme på værdien af at møde medarbejderne i øjenhøjde i chefgruppen. Derfor har de min opbakning til at arbejde videre, og jeg håber også, at vi giver dem en oplevelse af, at vi har kvitteret for de forslag, vi har modtaget, fx med at sætte årshjul på dagsordenen for kødkontrolchefernes møde med medarbejderne og lave en kommunikationsstrategi i samarbejde med medarbejderne.

Islands Brygge 32D, 1.sal DK-2300 København S. / Tlf.: 33701300 / E-mail: oao@oao.dk / Sikker mail: e-boks.dk