Udbud af lønadministrationen på det kommunale område

Udgivet: 23-09-2011 | Redigeret: 02-01-2018
LinkedIn
A A A

Indledning

Udbud af administrative opgaver har været afprøvet på forskellige områder i den kommunale sektor i de seneste år.

Opgaverne har blandt andet omfattet:

  • Aktivering af unge kontanthjælpsmodtagere (Roskilde Kommune)
  • Danskuddannelse til voksne udlændinge (Odense Kommune)
  • Opgaver i forbindelse med kommunal tandpleje (Aabenrå Kommune)
  • Administration af ældreboliger (Herning Kommune)
  • Lønadministration og HR-opgaver (Greve Kommune, Københavns Kommune, Odense Kommune)

I det følgende ser vi nærmere på udlicitering af lønadministrationen. Der er på nuværende tidspunkt kun få erfaringer på området, men der er dog nogle kommuner, hvor forskellige former for udbud og udliciteringer har været afprøvet.

OAO anbefaler på baggrund af erfaringerne:

  • Tydelig kommunikation fra ledelsens/politikernes side, så medarbejderne ikke er i tvivl om hvad der er den reelle målsætning med hele processen.
  • Medarbejderinddragelse i hele udbudsprocessen. Det mindsker usikkerheden og hjælper medarbejderen til at føle medejerskab med deres kommende arbejdsplads.
  • Undgå at forberedelsesfasen trækker i langdrag. Det mindsker usikkerheden og gør det lettere at fastholde medarbejderne. 
  • Trygge ansættelsesforhold for de medarbejdere, der følger med over til den virksomhed, som overtager opgaven. Krav om, at de overdragne medarbejderes løn- og ansættelsesvilkår som minimum svarer til den kommunale overenskomst i hele kontraktperioden.  

Udlicitering af lønadministrationen i Københavns Kommune

Københavns Kommune udliciterede løn- og personaleadministrationen til firmaet Accenture fra midten af 2003. Kontrakten strakte sig over fem år og beløb sig til omkring 60 mio. kr. p.a. Det var en meget ambitiøs udlicitering, hvor man valgte både at skifte lønsystem og lønadministration på en gang.

Der opstod hurtigt en række problemer i løbet af 2004, hvor en lang række af kommunens medarbejdere ikke fik udbetalt løn. Dette lønkaos havde i denne periode en lang række personlige konsekvenser for de lønmedarbejdere, der var blevet overført til Accenture. Her var sygemeldinger, opsigelser og dårligt arbejdsmiljø blevet en del af hverdagen.

Københavns Kommune valgte at opsige kontrakten med Accenture i 2005 og indgik i stedet en syvårig kontrakt med KMD til en værdi af mere end 70 mio. kr. p.a.

Udlicitering af lønadministrationen i Greve Kommune

Greve valgte i 2003 at udlicitere kommunens lønadministration. KMD vandt et åbent udbudet og overtog lønadministrationen i 2005. Kontrakten strækker sig over fem år og har en samlet værdi i omegnen af 5 mio. kr. p.a.

Den lange forberedelsesfase fra 2003 til 2005 skabte uvished for medarbejderne og en følelse af at være sat uden for indflydelse. Flere medarbejdere valgte at søge væk i løbet af perioden.

Meldingen fra medarbejderne var desuden, at en længere transporttid til deres arbejdsplads efter udliciteringen i KMD´s kontorer i Ballerup gav yderligere problemer ved overdragelsen.

I forhold til opgavekvaliteten er Greve Kommune og KMD til gengæld godt tilfredse med samarbejdet. Antallet af indberetningsfejl er halveret, og der har ikke været nogen kontraktlige tvister. Samtidig er de overflyttede medarbejdere glade for deres nye arbejdsplads.

Odense Kommune overdrager lønadministrationen til et Offentligt Privat Partnerskab

Odense Kommune oprettede den 1. januar 2006 et offentligt privat partnerskab, der løber over en femårig periode og skal stå for lønudbetalingen til kommunens medarbejdere.

Odense Kommune ejer 49 procent af aktiekapitalen i selskabet, Visma ejer de resterende 51 procent. De overflyttede tjenestemænd er udlånt til selskabet, og de overflyttede overenskomstansatte fik garanti for, at medarbejdernes løn og ansættelsesforhold følger de offentlige overenskomster i hele kontraktperioden.

Der er en generel opfattelse af, at projektet nyder stor opbakning blandt medarbejderne, blandt andet fordi de løbende er blevet inddraget i processen.

Hvor meget kan der reelt spares ved at udlicitere lønadministrationen?

 

Ser man på KMD´s kontrakt med Greve Kommune skyldes en reduktion i kommunens omkostninger primært, at KMD selv har alle licenser til de systemer, der bruges til lønbehandling. Konsekvensen er her, at KMD mister sin indtægt på at sælge disse licenser til kommune for at opnå de forventede sparemålsætningen. KMD forventer dog, at fremtidige stordriftsfordele vil opveje disse omkostninger.

Forventninger om et marked i vækst og fremtidige stordriftsfordele har altså haft indflydelse på kontrakternes værdi. Det må derfor vurderes, at der er en vis usikkerhed knyttet til de fremtidige gevinster på området.

Fokus på medarbejderne i processen

 

Medarbejderinddragelse i udbudsprocessen er helt afgørende. Hvis medarbejderne reelt bliver inddraget, er der en større sandsynlighed for, at de føler medejerskab og medansvar over for processen og de endelige resultater, ligesom det naturligvis mindsker den usikkerhed, der ofte præger sådan en proces.  På den baggrund har OAO samlet ovenstående anbefalinger. Ser man på Københavns Kommunes nye syvårig kontrakt med KMD beløber den sig til en værdi af mere end 70 mio. kr. p.a. Det er ca. 10 mio. mere p.a. end kontrakten med Accenture kostede. Der kan derfor sættes spørgsmålstegn ved, hvor meget der reelt kan spares ved at udlicitere lønadministrationen. Karsten Fogh Ho-Lanng(IDC- analysedirektør) vurderer oven i købet, at der fra KMD´s side ikke nødvendigvis har været fokus på at gøre ordren specielt lukrativ isoleret set. Planen for KMD er derimod, at bruge ordren som løftestang for andre lignende ordrer.

Islands Brygge 32D, 1.sal DK-2300 København S. / Tlf.: 33701300 / E-mail: oao@oao.dk / Sikker mail: e-boks.dk