Step 3: Hvad er kontrolbud? 

Udgivet: 26-09-2011 | Redigeret: 02-01-2018
LinkedIn
A A A

Indledning

Når en kommune har sendt en opgave i udbud kan kommunen som "step 3" vælge at udarbejde et såkaldt kontrolbud, der er kommunens eget bud på opgaven. Denne vejledning gennemgår regler og procedurer relateret til kontrolbuddet, herunder hvilke konsekvenser det har, hvis kontrolbuddet er det bedste bud.

1. Hvad er et kontrolbud?

Et kontrolbud er kommunens bud på sin egen udbudte opgave. Hvis en kommune fx ønsker at sende en rengøringsopgave i udbud, kan kommunen udarbejde et kontrolbud for at vurdere, om det kan betale sig at udlicitere opgaven. Et kontrolbud er på den måde et internt arbejdsredskab i kommunen. 

Klagenævnet for Udbud, som er den myndighed, der behandler klager over udbud, har defineret begrebet `kontrolbud` sådan: "Et kontroltilbud fra en udbyder er ikke et tilbud i henseende til EU`s udbudsregler, men er blot en teknik for udbyderens vurdering af, om det er hensigtsmæssigt at udlicitere den pågældende opgave." (Kursiv tilføjet red.). Du kan finde hele kendelsen fra Klagenævnet for Udbud i boksen til højre. 

2. Hvorfor kontrolbud?

Der eksisterer ikke nogen egentlig pligt til at udarbejde et kontrolbud, men der er flere fordele - både for kommunen og for de ansatte - i at udarbejde et kontrolbud. 

For kommunen er det en fordel, fordi kommunen på den måde finder ud af, hvor gode de eksterne bud er i forhold til kommunen selv. Viser kommunen sig at være den bedste til at løse opgaven, annulleres udbuddet ofte, se nedenfor. Et kontroludbud virker derfor som en slags benchmark. 

For de ansatte er det også en fordel at udarbejde et kontrolbud. For det første er det en mulighed for at være med til at bestemme rammerne for arbejdspladsen ved at pege på nye og bedre måder at løse opgaverne på. For det andet har man som ansat en interesse i, at der bliver truffet en beslutning om varetagelsen af en opgave på et fornuftigt grundlag, hvor det er synligt, hvad de samlede omkostninger er. Det sikrer lige konkurrence mellem en intern løsning og en evt. udlicitering.

3. Er det altid lovligt at udarbejde et kontrolbud?

Ja, det er altid lovligt at udarbejde et kontrolbud, så længe dette angives i udbudsannoncen og høringsmaterialet. Det gælder uanset, om værdien af den opgave, som kommunen agter at udbyde, overstiger tærskelværdien i udbudsdirektivet eller ej. Det følger af praksis fra Klagenævnet for Udbud. 

Selv om det altid er lovligt, at udarbejde et kontrolbud skal kommunen dog alligevel være varsom. En kommune kan formentlig blive erstatningsansvarlig over for eksterne tilbudsgivere, hvis kommunen har udbudt på skrømt og alene har haft til hensigt at effektivisere den udbudte opgave ved at få de ansatte til at `løbe hurtigere`. Det har kommunen ikke lov til. Se evt. kendelsen i boksen til højre.

4. Hvordan udarbejder man et kontrolbud?

At udarbejde et kontrolbud er en kompliceret affære, som skal leve op til en række betingelser. Det fremgår bl.a. af vejledning om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud, at: "Et kontrolbud skal udarbejdes således, at det er underlagt de samme betingelser som eksterne tilbud, og således at et kontrolbud kan sammenlignes direkte med et eksternt bud. Et kontrolbud er derfor bundet af udbudsmaterialets beskrivelse af kvalitetskrav til opgavens løsning." (Kursiv tilføjet red.). Du kan finde vejledningen eller selve bekendtgørelsen om kontrolbud i boksen til højre. 

Neden for gennemgås kort, hvad man skal huske på, når man skal udarbejde et kontrolbud:

Kortlægning af opgave og udbudsmateriale:
Ved et udbud starter man ofte med at kortlægge den nuværende opgave. Det er vigtigt, at man sørger for, at alle opgaverne bliver beskrevet inden udbudsmaterialet bliver lavet.

Et kontrolbud skal på samme måde som de eksterne tilbud leve op til kravene i udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet skal beskrive omfang og kvalitet af de opgaver, der skal med i udbuddet. Vær særlig opmærksom på, om man skal fortsætte med alle opgaverne som i dag. Der kan fx. ske en ændring i hyppigheden af græsklipningen, eller at græsset i vejrabatten nu kun skal klippes 1 meter i stedet for 2 meter ind fra vejbanen.

Beregning:
Et centralt forhold ved udarbejdelsen af et kontrolbud er, at det i henhold til vejledningen om kontrolbud "skal omfatte de samlede langsigtede gennemsnitsindtægter og -omkostninger ved den udbudte opgave" (kursiv tilføjet red.) (se evt. §2 og 3 i Bekendtgørelsen om kontrolbud.). Det betyder, at beregningen skal indeholde alle omkostninger til opgaven fordelt over hele kontraktperioden og ikke kun de nuværende udgifter i budgettet. Eksempelvis skal forrentning og afskrivning af maskinerne regnes med. Der er herved meningen, at et kontrolbud skal give et retvisende billede af de forventede, fremtidige omkostninger ved at beholde opgaven i eget regi.

I opgørelsen af omkostninger skal der derfor indregnes såvel direkte som indirekte omkostninger. Det der i én kommune opgøres som direkte omkostninger kan meget vel kan blive opgjort som indirekte omkostninger i én anden kommune og vice versa. Det bliver dog oplistet i vejledningen om kontrolbud, hvad der ud fra en gængs betragtning normalt vil blive opfattet som henholdsvis direkte og indirekte omkostninger:

  • Direkte omkostninger:
    Til de direkte omkostninger hører bl.a. løn, overarbejde/merarbejde, tjenester og befordring, køb af materialer, reparations- og vedligeholdelsesudgifter, husleje, el, varme, vand og forsikringer.

  • Indirekte omkostninger:
    Til de indirekte omkostninger hører bl.a. lokaleudgifter, kontorudgifter (telefon, porto, kontorartikler m.v.), indirekte lønomkostninger (kantinetilskud, efteruddannelse), it-udgifter, udgifter til ledelse og administration m.v., beregnede tjenestemandspensioner, forrentning af drifts- og anlægskapital og afskrivning af anlægsaktiver. 

5. Hvordan kan tillidsrepræsentanter deltage i processen?

B-siden (dvs. tillidsrepræsentanten/-erne) i MED-udvalget kan både deltage i den gruppe, der udarbejder kontrolbuddet og i den gruppe, der bestemmer, hvem der skal have opgaven. Det forudsætter dog, at der ikke sker et personsammenfald. Det kan altså ikke være én og samme person, der varetager begge opgaver på vegne af medarbejderne. Der kræves således ikke "vandtætte skotter" mellem de to funktioner ud fra et generelt perspektiv, men alene i forhold til personer.

6. Hvad er konsekvensen, hvis kontrolbuddet er det bedste bud?

Hvis et kontrolbud er det bedste bud kan udbudsforretningen i overensstemmelse med gældende praksis for Klagenævnet for Udbud annulleres. Det er helt lovligt at annullere udbudsprocessen på det grundlag.

Klagenævnet for Udbud har i en sag fra 1998 beskrevet denne ret på følgende måde: "[En] udbyder [må] principielt kunne annullere et udbud med henvisning til, at et kontroltilbud har vist sig bedre end de eksterne tilbud, idet det som almindelig regel må stå en udbyder frit for at opgive sin kontraheringshensigt og annullere et udbud, hvis udbyderen ikke finder nogen af de indkomne tilbud tilfredsstillende." (Kursiv tilføjet red.). Du kan læse hele sagen i boksen til højre. 

Denne forståelse er desuden i overensstemmelse med Konkurrencestyrelsens opfattelse af begrebet: "Reglerne om kontrolbud bygger på, at selv om en myndighed iværksætter et udbud, påtager myndigheden sig ikke herved en kontraheringspligt, altså en pligt til at indgå en aftale med en (ekstern) tilbudsgiver. Hvis myndigheden finder, at ingen af de indkomne (eksterne) bud er acceptable, kan den annullere udbuddet og arrangere et nyt udbud eller udføre opgaven selv." (Kursiv tilføjet red.). Du kan læse mere fra Konkurrencestyrelsen om kontrolbud i boksen til højre.

Vælger kommunen at annullere udbudsprocessen er konsekvensen, at kommunen selv viderefører opgaven. Kommunen skal dermed ikke skrive kontrakt med den afdeling i kommunen, der skal forestå opgaven. Gjorde man det, ville det betyde, at man skrev kontrakt med sig selv, og det kan man ikke. Vær opmærksom på, at en "kontrakt" ikke er det samme som "kontraktstyring" eller en ”resultatkontrakt”. En kontrakt er en skriftlig aftale mellem to uafhængige parter - kontraktstyring er et internt styringsredskab i kommunen, der omhandler nogle ønskede resultater og målsætninger for bedriften.

7. Kan kommunen risikere et juridisk efterspil?

Finder en kommune, at et kontrolbud er mest fordelagtigt i henhold til tildelingskriterierne, og på baggrund heraf vælger at videreføre opgaven i eget regi, vil det som oftest være uproblematisk. Dog kan utilfredse eksterne tilbudsgivere kunne indgive en klage for Klagenævnet for Udbud, der har kompetence til at efterprøve kommunens beregning og afgivelse af kontrolbud. Du kan finde Klagenævnet for Udbuds hjemmeside i boksen til højre. 

Klagenævnet kan i den konkrete klagesag fx vurdere, at kommunen ikke har fulgt reglerne for beregning af kontrolbuddet. Sker det har Klagenævnet i henhold til bekendtgørelse om Klagenævnet for Udbud kompetence til, at annullere den ulovlige beslutning eller pålægge kommunen at lovliggøre udbudsforretningen.

Dertil kommer, at kommuner og andre offentlige myndigheder risikerer at blive gjort erstatningsansvarlige i tilfælde, hvor kommunens beregning af kontrolbuddet ikke medregner samtlige omkostninger, der er forbundet med at udføre opgaven, og kommunen derfor på et fejlagtigt grundlag viderefører opgaven i eget regi.

Selvom kommunen ikke afgiver kontrolbud kan kommunen annullere udbuddet, hvis der kun er ét bud eller hvis de indkomne bud ikke lever op til udbudsbetingelserne.

Det kan derudover være muligt at annullere et udbud, hvis de indkomne tilbud ikke findes tilfredsstillende, men mulighederne herfor er ikke klare/entydige.

Islands Brygge 32D, 1.sal DK-2300 København S. / Tlf.: 33701300 / E-mail: oao@oao.dk / Sikker mail: e-boks.dk